Behovsanalys

Kartlägg och analysera era behov genom att utreda hur ni arbetar idag och hur ni behöver arbeta framöver för att nå era mål. Använd kartläggningen som ett underlag för vidare diskussioner med specialister.

Fundera över era lokalbehov i förhållande till:

• Önskvärt läge i staden, tänk utifrån service, besökare, samarbeten med mera.
• Skyltläge; synlighet och närhet till helsingborgarna.
• Närhet till tåg och buss.
• Behov av parkeringsmöjligheter av bil och cykel.
• Leveranser.

Prata om arbetssätt och behov utifrån funktion

Ta chansen att prata om verksamhetens arbetssätt. Framtidens arbetsplats behöver inte vara en kopia av hur ni har det idag. Förändringar kan vara svåra, och ni ska våga utmana och tänka efter hur ni skapar den bästa arbetsplatsen utifrån era behov.

Den nya kontorsutformningen kan bli bättre om ni analyserar brister och fördelar i befintliga lokaler samt arbetstagares behov vad gäller arbetsmiljö. Lokalen behöver kanske vara omställningsbar för att kunna användas även om ni i framtiden planerar krympa, eller växa, vad gäller antalet medarbetare.

Titta gärna på goda exempel för inspiration, men kom ihåg att utformningen av ert nya kontor ska vara anpassat efter era behov.

• Information om kontorstyper
• Information om service och bemötande i Helsingborgs stad
• Information om stadens Livskvalitetsprogram

Aktivitetsanalys

Aktivitetsanalys ska ni genomföra för att ta reda på hur medarbetarna arbetar. Resultatet skapar ett underlag för att bedöma vilka typer av arbetsstationer/platser, och hur många, ni behöver på nya kontoret. Få igång dialog kring hur medarbetarna arbetar idag och hur de vill arbeta i framtiden för att nå satta mål.

Ni kan kartlägga via enkäter, men det är viktigt att ni i så fall även kompletterar med gruppdiskussioner eller workshops med medarbetarna.

Använd en färdig enkät eller anpassa efter era önskemål

Använd Enkätmall – Behov vid arbetsplatsomvandling (docx, 14 kB) för kartläggning av medarbetarnas behov. Enkätmallen är fri att använda och innehåller grundläggande frågor om aktivitet och behov som är viktiga att undersöka inför en arbetsplatsomvandling. Ni kan ta bort, redigera och lägga till nya frågor efter era önskemål.

När frågorna skickas till medarbetarna rekommenderas att använda ett enkätverktyg, förslagsvis Microsoft Forms.

Beläggningsmätning

Beläggningsmätning, även kallat nyttjandegradsmätning, hjälper er att fatta beslut om dimensionering av lokal. Den visar i vilken utsträckning arbetsplatsen används; hur många som är i lokalen och i vilken omfattning arbetsplatser och mötesrum används.

För att täcka in olika variationer är det viktigt att mätningarna pågår under minst en vecka eller två, genomför flera mätningar och på olika tider på dagen.

Var tydliga i er kommunikation. Alla behöver förstå varför verksamheten ska genomgå en lokalförändring men också varför jag som enskild medarbetare ska göra detta. Medarbetarna ska känna att det är en meningsfull process.

Undanhåll inte risker men var noga med att lyfta fram fördelarna. Samtidigt som ni är öppna för synpunkter och medarbetarnas engagemang måste det vara tydligt med ramar om vilka beslut medarbetarna kan vara delaktiga i, och till vilken grad, och vilka de inte är delaktiga i.

• Mall kommunikationsplan (Word 403 kB)

Facklig samverkan

Det finns tillfällen när chef behöver förhandla med de fackliga organisationerna om viktigare förändringar inom verksamheten. De grundläggande reglerna för den kollektiva arbetsrätten finns i Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL). Syftet med lagen är ökad delaktighet och ökat inflytande för de anställda. Detta säkerställs genom arbetsgivarens skyldighet att informera och förhandla med de fackliga organisationerna. Förutom MBL ska även arbetsmiljölagen (AML) följas.

På sida Förändringsprocessen finns mer information om vad som är viktigt att tänka på och komma ihåg, exempelvis att riskbedömning ska genomföras.

Du bör rådgöra med HR-konsult på din förvaltning.

Genomför en risk- och friskbedömning med medarbetarna

Ett sätt att få igång dialogen i ett tidigt skede är att boka in ett möte, ca 60 minuter, där ni genomför en risk- och friskbedömning. Fokusera på tiden fram till själva flytten och prata om risker för olycksfall och ohälsa och om vilka friskfaktorerna är som kan få er att må bra under perioden.

• Mall risk- och friskbedömning inför lokalförändring (Word 52 kB)

Sammanställ resultatet och planera (arbetsgrupp och/eller ledningsgrupp) för hur verksamheten ska hantera identifierade risker. Återkoppla till medarbetarna, förslagsvis via e-post eller annat samarbetsverktyg. Det ger alla berörda en chans att tillsammans prata om kommande förändring och ventilera sina tankar.

Arbetsplatsträff (APT)

Arbetsplatsträffen är ett tillfälle för dialog mellan chefen och arbetsgruppen. Tänk på att det för många är lättare att tala till punkt med färre personer inblandade. Skapa därför gärna förutsättningar för att ibland arbeta enskilt eller samtala i mindre grupper.

Försök att hålla en öppen dialog där ni pratar om verksamheten som helhet. Då får ni en gemensam helhetsbild som underlättar vardagsarbetet. Diskussioner på arbetsplatsträffar och verksamhetsmöten behöver handla om vad som behövs för att stimulera medarbetarnas arbetstillfredsställelse, produktivitet och kreativitet.

Tips på övning att genomföra på APT eller verksamhetsmöte

Det här är en övning som ni kan genomföra i samband med att ni kartlägger era behov. Medarbetarna får chans att fundera kring plats för genomförandet av sina arbetsuppgifter.

Förbered med att ta fram post-it lappar och skriv ut olika rum på en stor tavla eller vägg. Förslag på rum att skriva på tavla/vägg är: enskilt rum, kreativt mötesrum, tyst rum, i bilen, hemma, tåg/buss, utomhuspromenad, specialrum för vissa uppgifter, spelar ingen roll, fika/matrum, videomöte, telefonmöte, mötesrum 2-7 personer, mötesrum 8-15 personer, mötesrum fler än 15 personer, informellt mötesrum, projektrum, enskild arbetsplats i öppen arbetsyta, egna förslag. Sätt sen respektive post-it lapp i det rum som bäst passar för att utföra arbetsuppgiften.

1. Fundera på vad ditt arbete innehåller för uppgifter.
2. När du tänkt ett tag diskutera med din grupp
3. Skriv upp varje arbetsuppgift på en post-it lapp.
4. Var skulle det passa bäst att utföra dina arbetsuppgifter?

Ibland kan det vara bättre att stanna i nuvarande lokaler och istället planera för anpassningar av lokalen och förändring av ytan i samband med att hyreskontraktet löper ut.

Om ni upplever trångboddhet i era nuvarande lokaler behöver det inte vara lokalens storlek som är problemet. Det är viktigt att ni fördelar ytan i lokalen rätt. Är mötesrummen alltid uppbokade är det enkelt att tänka att lokalen är för liten, men kanske behöver ni fundera kring hur ni arbetar och istället planera om lokalen.

Rådgör med er kontakt på fastighetsförvaltningen.

Om kartläggningen visar behov av nya lokaler

Om kartläggningen leder till att nya lokaler ska hyras in påbörjas ett arbete med att kartlägga vilka typer av lokaler som kan vara aktuella. Om nyproduktion ska uppföras av staden själv ska arbetet genomföras inom en projektorganisation. Läs mer om hur ni går vidare på sidan Lokal.

Använd mallen lokalprogram kontor och fyll i din verksamhets behov och önskemål. Det skapar ett underlag att ta med er i fortsatt dialog med stödfunktioner och specialister.

• Mall lokalprogram kontor (Excel 13 kB)
• Exempel – påbörjat lokalprogram kontor (Excel 14 kB)

Det här är ett första steg i att planera hur era framtida arbetsplats ska se ut. När ni har en lokal kan ni använda detta som ett underlag i det lokalprogram som ni tar fram i samarbete med fastighetsförvaltningen och hyresvärd.

Teknisk och digital utrustning

Den digitala arbetsplatsen är den samlade digitala plattformen för arbetsplatsens verksamhet samt alla tillhörande tjänster och verktyg. Alltså de digitala verktyg och tjänster som medarbetare använder dagligen i sitt arbete. Detta är en viktig del av planeringen och måste fungera för att medarbetarna ska ha en fungerande digital arbetsmiljö.

• Information om den vanligaste IT-utrustningen och de produkter och tjänster som organisationen tillhandahåller
• Stöd kring utrustning för mötesrum