Valet av lokal påverkas av flera faktorer.
Fastighetsförvaltningen sköter kontakten med fastighetsägare och hjälper er att ta fram lokalalternativ utifrån era behov.
Prisbild, tillgång till lokaler, lokalernas flexibilitet och möjligheten att anpassa lokalerna om verksamhetens behov ändras är exempel på faktorer som påverkar valet. Lokal ska väljas i samförstånd med fastighetsförvaltningen.
Processer som ska sättas igång och saker att tänka på i detta skede:
Har ni inte bestämt kontorstyp är det nu dags att ta ett beslut. Det är viktigt att ha med era behov och krav när ni ska utforma den nya lokalen. Läs på om olika kontorstyper:
När ni har bestämt er för vilken lokal som passar era behov bäst sköter fastighetsförvaltningen förhandlingen med fastighetsägaren. Efter att hyresavtalet har undertecknats ska lokalen i de flesta fall byggas om och anpassas enligt ert lokalprogram. Under den här tiden är det många frågor som ska hanteras av arbetsgruppen/flyttsamordnarna. Ni behöver avsätta tid för detta och vara tillgängliga för att processen inte ska stanna upp.
Ansvaret för arbetsmiljön ligger alltid på chefen för verksamheten och kan inte delegeras. Chefen ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår naturligt i verksamheten. Arbetsmiljöverket ger ut ett antal föreskrifter, så kallade AFS:ar, som är bindande och innehåller detaljbestämmelser om arbetsmiljön. Syftet är att främja god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön.
Öppna HR-sidan: Arbetsmiljö och hälsa.
Det är viktigt att bedöma och värdera vilka av riskkällorna som kan leda till risk för ohälsa eller olycksfall. Det innebär att du ska göra en sammanställning över riskerna och bedöma hur allvarliga och sannolika de är. Riskbedömningen gör du tillsammans med berörda medarbetare och arbetsmiljöombud.
Information om vilka steg som är viktiga och verktyg finns på HR-sidan: Förebygga arbetsmiljörisker.
Rådgör med HR-konsult på din förvaltning. Kontaktuppgifter till HR.
Suntarbetsliv presenterar appar som kan användas om du vill mäta ljudnivå och ljussättning där du befinner dig. Resultat visas tillsammans med en beskrivning.
Framtidens kontor ska utformas med fokus på verksamheten och individens behov i en välkomnande, hållbar och inspirerande miljö. Den enskilda tjänstepersonen behöver utrymmen för koncentration och kommunikation, kontoret behöver också oftast vara dynamiskt och föränderligt.
Valet av kontorstyp påverkar utformningen. Läs gärna mer om kontorstyper:
Använd gärna visualiseringarna för olika kontorstyper (se länkar ovan) för att lära er mer och ta ett beslut om hur det nya kontoret ska utformas. Visualiseringen kan ni också använda när ni förklarar vald kontorslösning för medarbetarna. På så sätt synliggör du de olika kontorstypernas fördelar och utmaningar, vilket kan hjälpa er att få igång ett samtal kring frågan.
På intranätet finns information om hur säkerhet och trygghet på arbetsplatsen kan stärkas. Det handlar till exempel om att förebygga brott, personlarm, brandskydd, försäkringar och hur du rapporterar skador eller olyckor.
Lokalprogram är ett dokument som beskriver en verksamhets samlade behov och önskemål om de nya lokalerna. Ta hjälp av er kontakt på fastighetsförvaltningen när ni ska upprätta ett lokalprogram.
Rumsfunktionsprogram är ett dokument som kommunicerar och samordnar krav och önskemål mellan deltagare i ett byggprojekt. Ta hjälp av er kontakt på fastighetsförvaltningen när ni ska upprätta ett rumsfunktionsprogram.
När ni skapar ett rumsfunktionsprogram är det viktigt att ni beaktar era behov av teknisk utrustning. Önskar ni exempelvis att fästa en skärm på väggen i ett mötesrum ska det framgå då väggen kan behövs förstärkas för att klara av skärmens tyngd.
Den digitala arbetsplatsen är den samlade digitala plattformen för arbetsplatsens verksamhet samt alla tillhörande tjänster och verktyg. Alltså de digitala verktyg och tjänster som medarbetare använder dagligen i sitt arbete. Detta är en viktig del av planeringen och måste fungera för att medarbetarna ska ha en fungerande digital arbetsmiljö.