Stöd för chef: Att leda på distans
Här hittar du samlad information, tips och stöd kring vad du som chef behöver tänka på när du leder medarbetare på distans, till exempel om du eller dina medarbetare arbetar hemifrån.
På grund av situationen med covid-19 har det på kort tid blivit vanligare med medarbetare och chefer som jobbar hemifrån under en längre tid. När vi inte träffas lika mycket i vardagen ställs andra krav på dig som ledare, både när det gäller arbetsmiljö, struktur och kultur.
Innehåll
Arbetsmiljö och hälsa vid hemarbete
Som chef är du ansvarig för dina medarbetares arbetsmiljö, oavsett om de, eller du själv, jobbar hemifrån eller är på arbetsplatsen.
Omfattningen av vilka åtgärder du som chef behöver vidta vid för att säkerställa att medarbetare som jobbar hemifrån har en säker arbetsmiljö beror på hur ofta och hur länge arbetet utförs. Fyll i checklista för riskbedömning vid distansarbete (pdf, 111 KB) tillsammans med medarbetaren och samverka med arbetsmiljöombuden i frågor som rör arbetsmiljön.
Den fysiska arbetsmiljön
Om du har medarbetare som arbetar hemifrån bör du prata med dem om hur deras hemarbetsplats ser ut och hur de kan skapa en så fungerande arbetsmiljö som möjligt. Använd checklista för riskbedömning vid distansarbete (pdf, 111 KB) som stöd.
Tips! Undvik alltför allmänna frågor. Ofta får du bättre svar om frågorna är mer konkreta, till exempel: hur ser din hemarbetsplats ut? Hur ofta tar du pauser? Kommer du ut något och rör på dig?
Staden bekostar inte anpassade arbetsverktyg (dator, telefon, möbler, etc.) för medarbetare som jobbar hemifrån men Feelgoods ergonomer kan tipsa om enkla hjälpmedel och i övrigt hjälpa dig eller dina medarbetare med vad som är viktigt att tänka på för att skapa en god arbetsmiljö i hemmet.
Uppmuntra gärna dina medarbetare att ta del av Feelgoods e-utbildning Så arbetar du bättre hemifrån, som finns tillgänglig via Hbg Learns till och med oktober 2021.
Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
En utmaning med att leda på distans under en längre tid, oavsett om det är dina medarbetare eller du som chef som arbetar hemifrån, är att medarbetarna kan känna sig isolerade/distanserade och omotiverade. För medarbetare som jobbar hemifrån finns också en risk att arbete och privatliv flyter ihop, vilket kan göra det svårare att sätta gränser i vardagen.
Kommunicera mycket och ofta. Ha täta avstämningar så att du snabbt kan ta itu med eventuella frågor som dyker upp. Ha koll på vilka som jobbar hemma och vilka som är hemma för till exempel vård av barn. Var tydlig med dina förväntningar och ge mycket återkoppling. Läs mer under Kultur och samarbete, nedan.
Tips! Börja varje morgon med en snabb avstämning, i grupp eller individuellt, till exempel via chatt eller videosamtal. Att säga god morgon till sina kollegor är inte bara ett trevligt sätt att börja dagen på, det signalerar också att arbetsdagen har börjat och att du är nåbar. Omvänt är det också bra att i slutet av arbetsdagen säga hejdå till varandra. Det kan hjälpa gruppen att bibehålla känslan av att vara del av ett team samtidigt som det tydliggör gränsen mellan arbetsdag och fritid.
Oro och psykisk ohälsa
Coronapandemin har gjort att vi som samhälle under lång tid befunnit oss i en krissituation och för en del medarbetare är det också en personlig kris med oro för såväl sin egen och närståendes hälsa. Det är också många varsel som läggs nu och orsakar ekonomisk oro och den ökade isoleringen i hemmet ökar riskerna för utsatthet för våld i nära relationer, psykisk ohälsa och riskbruk av alkohol.
Därför är det särskilt viktigt att vara lyhörd och visa omtanke just nu, något som kan vara svårare att göra på distans. Kanske behöver du visa och uttrycka din omtanke på ett tydligare sätt? Ha tätare individuella samtal och våga fråga: Hur mår du? Finns det något som oroar dig? Ta gärna del av Feelgoods e-utbildning Så hanterar du oro och kris på arbetsplatsen, som finns tillgänglig via Hbg Learns till och med oktober 2021.
Läs mer: Lagkrav och arbetsgivaransvar
Stöd för chef: Arbetsmiljö och hälsa
Arbetsmiljöverket: Arbetsgivarens ansvar vid arbete hemifrån
Arbetsmiljöverket: Frågor och svar om arbete hemifrån
Prevent: Checklista för riskbedömning vid distansarbete (pdf, 111 KB)
Checklista: Skyddsrond för digital arbetsmiljö
Läs mer: Kompetensutveckling och tips
iKnow mikroutbildningar: Ledarskap på distans
Feelgood e-utbildning: Så hanterar du oro och kris på arbetsplatsenSuntarbetsliv: Arbetsmiljöarbete i tider av corona – Jobba på nya sätt
Suntarbetsliv: Så tar chefen ansvar för arbetsmiljön hemma
Suntarbetsliv: Stressdialogen
Att leda på distans – tips från HR och företagshälsovården
Kultur och samarbete på distans
Arbetsplatskultur och samarbetsformer är lika viktigt, om inte ännu viktigare, när ni inte träffar varandra spontant på arbetsplatsen.
Skapa en fungerande distansmöteskultur
Tänk på att det kan finnas många olika sorters möten och funktioner med ett möte som behöver fungera digitalt när du eller dina medarbetare jobbar på distans. Exempel på möten kan vara arbetsplatsträffar (APT), verksamhetsmöten, samverkansgruppsmöten och enskilda samtal.
Diskussion i storgrupp/mindre grupper, beslutsfattande, social samvaro, problemlösning, kreativt kaos är alla exempel på funktioner med möten som också går att genomföra på distans. Ofta behöver mötesstrukturen vara mer tydlig vid distansmöten så diskutera och kom överens om vad som gäller. Bibehåll så långt det är möjligt de mötesrutiner som ni är vana vid.
Tips! Allt som utgör ett bra möte, ett gott ledarskap och driver engagemang behöver förstärkas för att ge samma effekt online som när vi ses fysiskt. I guiden Koppla upp kulturen – Tre framgångsfaktorer (pdf, 154 KB) finns matnyttiga tips för att skapa en fungerande möteskultur online.
Behåll viktiga sociala ritualer
Brukar ni börja varje morgon eller vecka med att ses och ”checka in”? Eller är halv 10-fikat en helig stund när ni ses och samlar energi? Även om ni inte kan ses fysiskt är det bra att försöka hitta ett sätt att bibehålla viktiga sociala ritualer. Underskatta inte det sociala kitt som småpratet vid kaffemaskinen innebär. Digitala kaffepauser via videosamtal eller lunchpromenader med en eller flera kollegor i telefonen kan betyda mycket för sammanhållningen i gruppen. Spontana, sociala möten mellan medarbetare, utan krav på prestation, är också viktiga för kreativiteten och innovationskraften i en arbetsgrupp.
Praktiska tips för att planera och genomföra möten online
- Var förberedd. Ett tydligt syfte, agenda och ansvarsfördelning är viktigt. Skicka gärna ut förberedelsematerial till deltagarna innan mötet.
- Bjud in till digitalt möte i kalendern. Här hittar du digitaliseringsavdelningens guide om hur du går till väga.
- Ha koll på din utrustning. Testa din utrustning och den programvara ni använder (till exempel Skype eller Teams) innan mötet. Använd gärna headset för bättre ljudkvalitet.
- Sätt på kameran. Det är både enklare och roligare att kommunicera när ni ser varandras ansiktsuttryck och kroppsspråk. Ha därför din kamera på under mötet och uppmuntra mötesdeltagarna att göra detsamma.
- Undvik störande bakgrundsljud. Stäng av din mikrofon när du inte pratar och be deltagarna att göra detsamma. Glöm bara inte att sätta igång mikrofonen när du ska prata igen!
- Hjälp deltagarna att hålla fokus. Det är lätt att multi-taska och bli distraherad i virtuella möten. Checka in och ut ur mötet och sätt upp mötesregler om att inte kolla mailen och att lägga undan telefonen.
- Håll kortare möten. På samma tema, boka inte för långa möten. Håll det kort för att behålla deltagarnas fokus.
- Be om feedback. Anta inte att deltagarna håller med dig bara för att de är tysta – be aktivt om feedback.
- Använd riktade frågor. Undvik förvirring genom att rikta frågor till specifika personer, istället för att ställa öppna frågor till hela gruppen.
- Använd chattfunktionen. Om det är många personer i ett möte, använd möteschatten för frågor och överväg att ha en utsedd moderator.
- Håll det enkelt. Det finns en uppsjö av verktyg designade för att facilitera virtuella möten. Håll er till det som ni känner er bekväma med.
- Utse en mötesledare. Det är inget måste men precis som i vanliga möten är det bra om någon håller i agendan och låter alla komma till tals.
Läs mer: Kompetensutveckling och tips
iKnow mikroutbildningar: Ledarskap på distansKoppla upp kulturen – Tre framgångsfaktorer (pdf, 154 KB)Suntarbetsliv: Digitala möten – forskarnas bästa tipsPrevent: Så lyckas ni med samarbetet på distans
Läs mer: Teknik och praktiska förutsättningar
Digitaliseringsavdelningen: Information om digitala verktyg och tekniska förutsättningar för att arbeta hemifrånDigitaliseringsavdelningen: Guide för hur du gör om ditt fysiska möte till ett digitalt möte i OutlookPrevent: Så lyckas du med videomötetMicrosoft: Guide till att arbeta hemifrån – Vägledning, tips och råd för att arbeta hemifrån med stöd av Office 365 och Teams