Mötesrumsteknik
Ett bra utrustat mötesrum kan bidra till fler kreativa och effektiva möten i lokalerna. Med rätt utrustning minskar strul, frustration och så sparar du tid. Läs mer här om vad du behöver tänka på när det gäller mötesrumsteknik.
Beställa
Med guidningen på dessa sidor är ambitionen att det ska bli lättare för dig att välja bra utrustning till ditt mötesrum som vi på digitaliseringsavdelningen vet fungerar ihop med vartannat och är av bra kvalité till ett rimligt pris. Vi lägger stor vikt vid användarupplevelsen och försöker få in smart teknik på ett enkelt sätt utan att det blir krångligt att använda.
En förutsättning för att vi inom staden ska kunna ha möten med varandra är att vi har teknik som pratar samma språk samt att du känner igen dig när du kommer till ett annat mötesrum så att det är intuitivt att komma i gång.
Rekommendationen är att du väljer ett uppkopplat rum med teknik för Microsoft Teams Rooms. Det går att få både som fast installation eller som ett mobilt paket på rullstativ. Motsvarande alternativ finns också att få utan Teams. Specialbehov går också att lösa.
Stadens upphandlade leverantör installerar mötesrumstekniken åt dig. De monterar teknik till ett komplett mötesrum eller om du bara vill komplettera eller rusta upp befintligt rum.
Du vänder dig direkt till leverantören för att beställa mötesrumsteknik.
Om det behövs konto för teamsutrustning eller för att aktivera nätverksuttag så beställer du det av oss på digitaliseringsavdelningen via IT-supportcenter.
Efter att du godkänt offerten kommer du överens om ett datum för installation med leverantören.
När installationen är klar ger leverantören dig en kort genomgång av hur tekniken fungerar och vad som kan vara bra att tänka på.
De gör också en funktionskontroll på plats och dokumenterar det så att du kan känna dig trygg med att allting fungerar när de lämnar, om inget annat har meddelats.
Support
Om tekniken inte fungerar efter installation felanmäler du det till leverantören.
Rum som är utrustade för Teamsmöten (Teams Rooms) supporteras av IT-supportcenter och kan hjälpa dig med felsökning för att säkerställa så att konto & kommunikation fungerar som det ska.
Kostnad
Leverantören ger dig en komplett offert baserad på dina behov och önskemål.
Övrig information
Helt digitala möten kan vara enklare att genomföra och ger alla samma upplevelse och känsla av delaktighet. Men när du i ett mötesrum har några deltagare på plats fysiskt och några deltagare på distans via Teams så har du ett så kallat hybridmöte. Då är det viktigt att fortsätta se till att alla är inkluderade i mötet på bästa sätt. En del i det är att ha en bra möteskultur och en annan del är att ha rätt teknik och förutsättningar.
Enligt Microsoft kommer 56 procent av alla möten efter pandemin att ha minst en deltagare på distans. Hybridmöten är det nya normala för Helsingborgs stad och mötesrummen behöver ses över för att matcha behovet.
En fördel ytterligare med mötesrum utrustade på detta sätt är möjligheten att köra hubmöten. Du kan då använda flera mötesrum som tillsammans deltar digitalt i samma möte via Teams. Tre mötesrum med plats för respektive 20, 15 och 10 deltagare ger dig alltså möjlighet att samla 45 personer i ett och samma möte. Och samtidigt ha med obegränsat antal digitala deltagare eller mötesrum från andra ställen.