Leverans av allmänna handlingar i pappersform

Kontakta alltid stadsarkivet innan leverans, ansvarig för leveranser är Anders Rehnman, kontakta honom direkt alternativt kontakta stadsarkivets reception:

• anders.rehnman@helsingborg.se 042-10 73 14 eller 0732-31 15 26
• stadsarkivet@helsingborg,se 042-107332

Använd gärna den egna gällande dokumenthanteringsplan som utgångspunkt. I denna får du bland annat reda på vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. Oftast framgår det också när handlingarna ska levereras till stadsarkivet och hur handlingarna ska vara ordnade eller sorterade.

Handlingar som ska bevaras ska ordnas och sorteras i en logisk och sökbar ordning, det ska framgå i dokumenthanteringsplanen. Handlingarna eller akterna ska också rensas det betyder att det som inte är arkivhandlingar till exempel kopior, arbetspapper och motsvarande rensas bort. Även material som är till skada för papper ska rensas bort d v s plastfickor, gem, gummisnoddar, post-it.

Handlingarna måste förpackas med arkivbeständigt material och på ett visst sätt. För att få bästa förhållande för bevarandet av arkivhandlingar använder vi arkivboxar och aktomslag som uppfyller Riksarkivets krav.

Korrekta arkivboxar kan du köpa från Lyreco:

• Arkivbox A4, Svensk Standard, brun, 55 mm = Art.nr 6205108
• Arkivbox A4, Svensk Standard, brun, 80 mm = Art.nr 6205116

Korrekta aktomslag kan du också köpa från Lyreco:

• Aktomslag, 120 gr. 460×300 mm = Art.nr 840690

Handlingarna läggs i aktomslag för att skydda dem och för att lätt hålla dem åtskilda. På aktomslaget anger du med blyerts i övre högra hörnet:

• Arkivbildare – det vill säga namnet på aktuell verksamhet som nämnd, styrelse, skola, eller motsvarande.
• Handlingstyp – till exempel protokoll, diarieförda handlingar, betyg eller åtgärdsprogram.
• Specificering av innehållet om det behövs, till exempel tidsperiod, ärendenummer, klass personnummer.
• Årsomfattning eller år då handlingarna avslutades, exempelvis 2010-2012 (skriv alltid år med fyra siffror).

Så här kan noteringen på aktomslagets högra hörn se ut:

Exempelnämnd
Diarieförda handlingar
Nr 1-250
2010

Sortera de fyllda och påskrivna aktomslagen i lämplig ordning, exempelvis alfabetiskt, personnummerordning, datumföljd, efter diarienummer eller ärendebetäckning. I dokumenthanteringsplanen anges hur handlingar ska ordnas. Är du osäker kontakta stadsarkivet.

Lägg handlingarna i arkivboxar. Fyll lagom och lämna ca 5 mm luft i boxarna. Se till att handlingarna ligger rakt och slätt så de inte skadas.

Skriv en sammanfattning av vad boxen innehåller med blyerts på boxens nedre ena gavel. Informationen gäller hela boxens innehåll. Stadsarkivet skriver sedan nya enhetliga etiketter till boxarna.

Exempelvis:

Exempelskolan
Nationella prov Svenska
Åk 6
2010

Ett bra sätt att förbereda leveransen är genom att skriva en arkivförteckning där du anger vad varje arkivbox innehåller samt vilka år den innefattar. Om det finns en arkivförteckning behöver du bara ange signum och volym på arkivboxen eftersom volymens innehåll anges i arkivförteckningen. I förteckningen kan även specifika avvikelser anges, exempelvis om handlingar saknas eller annan relevant information. Exempel på en arkivförteckning hittar du här. Observera att arkivförteckningen ska upprättas digitalt, den ska inte skrivas för hand.

Stadsarkivet tar huvudsakligen emot handlingar som ska bevaras, men i vissa fall tar arkivet även emot gallringsbara handlingar.

Gallringsbara handlingar får levereras i pärmar eller i icke arvbeständiga boxar. Pärmarna eller boxarna ska ha tydliga etiketter med uppgifter om:

• Arkivbildare – det vill säga nämnd, styrelse, skola, bolag, eller motsvarande verksamhet.
• Handlingstyp – till exempel verifikationer.
• Specificering av innehåll om det behövs – till exempel handlingarnas tidsomfattning i årtal.
• Gällande gallringsfrist – det vill säga efter hur många år som gallring ska göras.

Arkivboxarna ska packas i hela och numrerade flyttlådor i rätt ordning. På flyttlådorna ska det antecknas verksamhetens namn samt vad flyttlådan innehåller. Undvik att lägga boxar på varandra med sidan nedåt. Detta då de lätt går sönder. Arkivboxarna packas istället stående med ryggen nedåt i flyttlådan.

Till varje leverans ska en följesedel bifogas. Här finns länk till digital följesedel. Du använder en följesedel för hela leveransen. Fyll i följesedeln direkt på datorn, skriv ut ett exemplar som du skickar med leveransen. När stadsarkivet kontrollerat att de levererade handlingarna stämmer överens med vad som framgår i följesedeln skrivs den under och skickas tillbaka som bevis på att vi mottagit leveransen.

I följesedeln anger du:

• Avsändare med namn på verksamhet och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för leveransen.
• Uppgift om levererade handlingar, till exempel betyg och klassbeteckningar, diarieförda handlingar och diarienummer.
• Handlingarnas omfång i tid (exempelvis 2013-2016) och volym (exempelvis 10 arkivboxar).
• Ingår sekretessbelagda handlingar anges detta med hänvisning till paragraf i Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL 2009:400).
• Ingår gallringsbara handlingar anges detta med uppgift om gallringsfrist och hänvisning till gallringsbeslut.

Efter att leveransen mottagits övertar Stadsarkivet ansvaret för handlingarna. Beståndet ska registreras i förteckningsprogrammet Visual Arkiv. Några gånger per år exporteras uppgifter om beståndet och arkivförteckningen blir på så vis tillgänglig i den Nationella arkivdatabasen (NAD) https://riksarkivet.se/.

Vid begäran av handling, oavsett om det är från allmänheten eller internt via staden, så kontaktar du stadsarkivet.

Kontakta stadsarkivets reception via telefon 042-10 73 32. Vi har öppet klockan 9-12 varje vardag. Du kan lämna ett röstmeddelande utanför receptionstider så ringer vi upp.

Du kan också mejla till stadsarkivet@helsingborg.se 

Vi hanterar alla ärenden skyndsamt och ger återkoppling så snart vi kan.