Att leda på distans – tips från HR och företagshälsovården
Fler än vanligt jobbar just nu mycket hemifrån eller på distans. När vi inte träffas lika mycket i vardagen ställs andra krav på dig som ledare, både när det gäller struktur och kultur. Här hittar du tips och information om vad du behöver tänka på i din roll som chef.
(Denna text publicerades för första gången den 24 mars men har uppdaterats med mer information)
Som chef är du ansvarig för medarbetarnas arbetsmiljö, oavsett var de jobbar. HR-funktionen på förvaltningen är ditt personliga stöd i din roll som chef. Feelgood företagshälsovård kan hjälpa dig med medicinsk vägledning och rådgivning inom allt som har med arbetsmiljö och hälsa att göra. Feelgoods rådgivning är öppen via telefonnummer 042-26 63 40, alla vardagar klockan 8-17.
Här finns information om vad som gäller kring hemarbete med anledning av covid-19 och här hittar du tekniskt stöd för distansarbete från digitaliseringsavdelningen.
Kommunicera och stäm av – mycket
En utmaning med att ha medarbetare som arbetar på distans under en längre tid är att medarbetarna kan känna sig isolerade och omotiverade. Kommunicera mycket och ha täta avstämningar så att du snabbt kan ta itu med eventuella frågor som dyker upp. Ha koll på vilka som jobbar hemma och vilka som är hemma för till exempel vård av barn. Var tydlig med dina förväntningar och ge mycket återkoppling. Ett tips är att börja varje morgon med en snabb avstämning, i grupp eller individuellt, till exempel via chatt.
Säkerställ en bra fysisk arbetsmiljö
Som chef är du ansvarig för medarbetarnas arbetsmiljö även i hemmet. Prata med dina medarbetare om hur deras hemarbetsplats ser ut och stäm kontinuerligt av hur de kan skapa en så fungerande arbetsmiljö som möjligt. Om det är svårt att ordna en bra sittplats i hemmet kan till exempel tätare pauser för att röra på sig var en åtgärd. Företagshälsovården ergonomer kan tipsa om enkla hjälpmedel och i övrigt hjälpa dig eller dina medarbetare med vad som är viktigt att tänka på för att skapa en god arbetsmiljö i hemmet.
Visa omtanke
Som samhälle befinner vi oss just nu i en krissituation och för en del är det också en personlig kris. Kanske är någon orolig för nära anhöriga som är gamla och/eller sjuka. Det är också många varsel som läggs nu och den ökade isoleringen i hemmet ökar riskerna för utsatthet för våld i nära relationer, psykisk ohälsa och riskbruk av alkohol. Därför är det särskilt viktigt att vara lyhörd och visa omtanke just nu, något som kan vara svårare att göra på distans. Kanske behöver du visa och uttrycka din omtanke på ett tydligare sätt? Ha tätare individuella samtal och våga fråga: Hur mår du? Finns det något som oroar dig?
Skapa en fungerande distansmöteskultur
Att man kan ha möten via Teams eller Skype har de flesta koll på vid det här laget. Tänk på att det kan finnas många olika funktioner med ett möte och fundera över hur ni gör dem på distans. Exempelvis diskussion i storgrupp/mindre grupper, beslutsfattande, social samvaro, problemlösning, kreativt kaos. Ofta behöver formen vara mer tydlig så prata igenom och kom överens om vad som gäller. Bibehåll så långt det är möjligt de mötesrutiner som ni är vana vid.
Koppla upp kulturen – Tre framgångsfaktorer (pdf, 154 KB)
Behåll viktiga sociala ritualer
Brukar ni börja varje morgon eller vecka med att ses och ”checka in”? Eller är halv 10-fikat en helig stund när ni ses och samlar energi? Även om ni inte kan ses fysiskt kan ni fortfarande behålla viktiga sociala ritualer. Underskatta inte det sociala kitt som småpratet vid kaffemaskinen innebär. Vad sägs om digitala fikapauser via Teams eller Skype? Eller en lunchpromenad med kollegan på telefon?
Hjälp medarbetarna att sätta gränser
För medarbetare som jobbar hemifrån, ibland kanske samtidigt som partner och barn också är hemma, finns risken att arbete och privatliv flyter ihop. Ett tips är därför att skapa en rutin som tydliggör gränserna. Att säga god morgon till sina kollegor är inte bara ett trevligt sätt att börja dagen på, det signalerar också att din arbetsdag har börjat och att du är nåbar. Omvänt är det också viktigt att i slutet av arbetsdagen tacka för i dag. Det kan hjälpa gruppen att bibehålla känslan av att vara del av ett team samtidigt som det signalerar att ”nu är det slut för idag, lämna mig i fred tills imorgon”.
Involvera arbetsmiljöombuden
Omfattningen av vilka åtgärder som arbetsgivaren behöver vidta vid hemarbete/distansarbete beror på hur ofta, hur länge och hur intensivt arbetet utförs. Samverka med arbetsmiljöombuden i frågor som rör arbetsmiljön, till exempel vid riskbedömningar.