Arkivbeskrivning och info-/dokumenthanteringsplan
En god offentlighetsstruktur kräver att verksamhetens allmänna handlingar redovisas och hanteras på ett kontrollerat och säkert sätt.
En samlad arkivredovisning enligt Arkivlagens och Offentlighets- och sekretesslagens krav består av:
- Arkivbeskrivning
- Informations-/dokumenthanteringsplan
- Arkivförteckning
Verksamheterna upprättar arkivbeskrivning och informations- /dokumenthanteringsplan som revideras vid behov för att vara aktuella.
Arkivförteckningen upprättas i regel av stadsarkivet i samband med att verksamheternas arkivhandlingar levereras till stadsarkivet för framtida bevarande.
Arkivbeskrivning
En arkivbeskrivning ska ge en samlad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning. Dess syfte är i första hand att underlätta för allmänheten att ta del av myndighetens allmänna handlingar.
Upprättandet av en arkivbeskrivning regleras på fler håll, genom en samordnad beskrivning av verksamhetens allmänna handlingar i myndighetens arkivbeskrivning uppfylls både Arkivlagens och Offentlighet- och sekretesslagens krav.
Informations-/dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplanen, som även kan kallas informationshanteringsplan, är ett användbart verktyg för att underlätta och effektivisera arkiv- och informationshanteringen hos myndigheten. Den ska innehålla samtliga aktuella handlingstyper som verksamheten hanterar och tala om bland annat hur dessa ska registreras och förvaras, om de ska bevaras eller gallras, och i så fall när gallring får ske.
Planen är viktig inte bara för arkivbildningen utan också för den dagliga löpande informationshanteringen, då den även styr upp hur handlingarna ska hållas ordnade för att vara sökbara. Tillsammans med arkivbeskrivningen och arkivförteckningen bidrar den till att främja effektiv informationsstyrning, transparens och tillgänglighet.
Alla myndigheter ska beskriva sina allmänna handlingar i en informations-/dokumenthanteringsplan. Den tas fram i samråd med stadsarkivet. Det betyder att det förslag till revidering som ska tas av nämnd eller styrelse först skickas till stadsarkivet som återkopplar med eventuella synpunkter.
Informations-/dokumenthanteringsplanen ska revideras vid behov, det bästa är att planen gås igenom årligen och att göra en särskild genomgång när verksamheten förändrats.
Det är den arkivansvarige som har till uppgift att se till att dokumenthanteringsplanen hålls aktuell och att revidering görs.
Planen kan göras antingen utifrån ett processbaserat eller funktionsorienterat sätt. Se vidare i Stadsarkivets handledningar för att upprätta informations-/dokumenthanteringsplan.