Gallring – att förstöra information
Gallring kan ske på olika sätt. Att gallra innebär att förstöra allmänna handlingar.
När en handling eller uppgift har gallrats är informationen oåterkalleligen borta. Utgångspunkten för gallring är att den utreds, beslutas och utförs av den egna nämnden eller styrelsen. Som regel tas beslutet i informations- /dokumenthanteringsplanen.
Analoga handlingar kan gallras, till exempel genom malning, tuggning eller bränning. För digital information kan det ibland vara svårare att avgöra när gallringen sker.
I samband med digital information har gallringsbegreppet för allmänna handlingar utvidgats till att omfatta även åtgärder som medför
- förlust av betydelsebärande data,
- förlust av möjliga sammanställningar,
- förlust av sökmöjligheter, eller
- förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet (äkthet).
Det innebär att alla åtgärder som vidtas och som medför att en handlings ursprungliga skick går förlorad utgör gallring. Som exempel kan nämnas när information skrivs ut på papper ur ett system och den digitala informationen tas bort. Överföring av uppgifter mellan olika digitala medier medför också gallring om det inte längre går att göra samma sökningar eller sammanställningar som innan överföringen.