För dig som hanterar arvoden
Här finns information för dig som hanterar arvoden för förtroendevalda i Helsingborg stad.
Nedan gäller från och med den 1 augusti 2023.
Staben ansvarar för:
- månadsarvode
- systemförvaltning av Troman Lön och Troman Politiker
- stöd i arvodesfrågor
Förvaltningen ansvarar för:
- sammanträdesarvode – registreras via Troman Lön
- attestering av poster i Troman Lön
Ordföranden ansvarar för:
- attestering av ersättningar och sammanträdesarvoden (för nämndens ordförande är det vice ordförande)
Den förtroendevalde ansvarar själv för att ansöka om ersättning för:
- förrättning – registreras via Troman Politiker
- förlorad arbetsinkomst – registreras via Troman Politiker
- resor – registreras via Troman Politiker
- utlägg – registreras via Troman Politiker
- traktamente – registreras via Personec Självservice
HR-servicecenter ansvarar för:
- pensionsersättning
- utbetalning av arvoden och annan ersättning
Tänk på att:
- du i samband med att du skickat ut kallelsen till ett sammanträde ska logga in i Troman Lön och lägga till ”ledamöter och ersättare” till det aktuella mötet. När du gjort det, blir mötet synligt för de förtroendevalda i Troman Politiker.
- du inte kan attestera ansökningar kopplat till ett sammanträde förrän protokollet är justerat.
- underlag och kvitton ska vara i original. Digitala kvitton kan bifogas direkt i Troman Politiker av den förtroendevalda. Originalkvitton i pappersformat måste lämnas in till förvaltningen och sparas i enlighet med bokföringslagen.
- för förlorad arbetsinkomst krävs intyg eller kopia på lönespecifikation som visar löneavdraget i kronor. Preliminära lönespecifikationer godtas inte som underlag.
- det kan betalas ut ersättning för fler timmar än sammanträdet/förrättningen varit om den förtroendevalde inte kunnat ta ledigt endast för den tid sammanträdet eller förrättningen omfattat.
- förrättningsersättning betalas ut för högst 8 timmar per dag. Där ingår också eventuell restid till och från förrättning. Om den förtroendevalde har restid utöver dessa 8 timmar ska en reseräkning upprättas.
- det finns intern och extern förrättning. En förrättning som förläggs i Helsingborg eller arrangeras av Helsingborgs stad räknas alltid som intern förrättning oavsett plats. Extern förrättning är sådana som har annan arrangör än staden och förläggs på annan plats än inom Helsingborgs stad. Nämndernas presidier samt kommunfullmäktiges presidium får bara ersättning för extern förrättning, övriga förtroendevalda får ersättning för både intern och extern förrättning.
- begäran om utbetalning ska göras senast tre månader efter datum för sammanträde eller förrättning. Om en förtroendevald begär ersättning senare än tre månader kan det inte beviljas.
- det enligt stadens attestreglemente krävs att ekonomiska transaktioner ska attesteras av två olika personer. För arvoden gäller attest av nämndsekreterare och ordförande. Vice ordförande för ordförande.
- om det saknas anställningsnummer för en förtroendevald i Troman Lön ska detta anmälas till kommunstyrelsen@helsingborg.se. Stadskansliet kommer sedan att lägga in anställningsnumret.
För att kunna ansöka om ovan ersättningar behöver den förtroendevalde ett konto i Troman Politiker. Detta ansöker de om genom att mejla kommunstyrelsen@helsingborg.se
Den förtroendevalde behöver alltså bara ett konto i Troman Politiker om den vill ansöka om ersättning för förrättning, förlorad arbetsinkomst, resor eller andra utlägg.