e-Arkiv Helsingborg

Här finns information om vad du behöver göra för att leverera till e-Arkivet. Du hittar också information om vilka arkivkrav du ska ställa när du upphandlar ett nytt verksamhetssystem.

Handlingar som har beslutats vara värda att bevaras kan nu arkiveras digitalt. Vilka dessa handlingar är står i din nämnds eller styrelses dokumenthanteringsplan.

Det är du som arbetar som arkivansvarig, arkivredogörare eller systemförvaltare som ser till att handlingarna arkiveras på rätt och säkert sätt. Stadsarkivet hjälper dig och din verksamhet att leverera till e-Arkivet.

e-Arkivet är ett slutarkiv. Det innebär att handlingar ska vara avslutade, ordnade och redo för bevaring för framtiden. Anslutning till e-Arkivet innebär att myndighetsansvaret går över till stadsarkivet. Mer information om detta finns i § 9 Arkivreglementet för Helsingborgs stad (pdf).

Behöver du stöd eller hjälp i ditt arbete med arkivering? Hör av dig till stadsarkivet.

Att leverera till e-Arkiv Helsingborg

Att leverera till e-Arkivet är enkelt men kräver förarbete. Här får du information om hur din förvaltning går tillväga. Påbörja arbetet genom att:

  1. Identifiera behovet
  2. Kontrollera att systemet kan exportera data
  3. Kvalitetssäkra informationen
  4. Kontakta stadsarkivet

När ni kontaktar stadsarkivet bokar vi in ett uppstartsmöte där vi berättar mer om vad en leverans till e-Arkivet innebär och vilka kostnader det kommer att medföra. Därefter drar anslutningsarbetet igång. Din förvaltning behöver ha följande roller på plats för ert leveransprojekt till e-Arkivet:

  • Systemförvaltare
  • Systemadministratör
  • Systemvetare – vid behov
  • Arkivansvarig
  • Chef– vid behov
  • Leverantör som behöver exportera data – vid behov på distans.

Kostnader för leverans

I samband med en leverans till e-Arkivet kan olika kostnader uppstå. Kostnadens storlek påverkas av olika faktorer, exempelvis leveransens storlek, omfattning och materialets format.

En leverans till e-Arkivet kan vara en engångsleverans eller en återkommande leverans. En engångsleverans kan till exempel bestå av information från ett system som ska ställas av, som inte längre ska användas. En återkommande leverans kan innebära att man ansluter ett nytt system till e-Arkivet och därefter levererar in information en eller flera gånger årligen. Beroende på om leveransen är en engångshändelse eller om den är återkommande kan olika kostnader uppstå.

Leveransens komplexitet och storlek påverkar kostnaden – ju mer omfattande leveransen är desto större kostnad uppstår.

När verksamheter lämnar in pappershandlingar till stadsarkivet, betalar de för förvaring av informationen per hyllmeter. Samma sak kommer att gälla för förvaring av den digitala informationen, men då baserat på hur stora filerna är och hur mycket serverutrymme de upptar.

Arkivvård av den digitala informationen kan påverka kostnaden för leveransen. Arkivvård i e-Arkivet kan till exempel innebära att filtyper måste ändras så att de följer riksarkivets föreskrifter om filtyper för bevarande.

Arkivkrav vid upphandling av system

Om du ska upphandla nytt verksamhetssystem behöver du känna till vilka arkivkrav du ska ställa. Här kan du läsa mer om vad du behöver tänka på.

Alla allmänna handlingar, även digitala, ska kunna lämnas ut snabbt när någon frågar efter dem. Därför är det viktigt att alla förvaltningar och bolag tänker på att kravställa detta när nya verksamhetssystem ska upphandlas.

Det är viktigt att du analyserar vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras redan när du planerar att införa ett nytt system. All information måste värderas, och sådant som inte måste sparas för all framtid ska gallras. Värderingen ska ske enligt dokumenthanteringsplanen. Prata med din förvaltnings eller ditt bolags arkivansvarige om hur du hittar den. Är planen inte komplett ska eventuell gallring ske efter dialog med stadsarkivet.

Det måste finnas strategier för hur den digitala informationen som ska bevaras ska kunna föras över till nya tekniska miljöer, till exempel till ett nytt system.

Det ska finnas dokumentation över informationen som ska bevaras, för att säkerställa att den framställs och hanteras korrekt. Systemdokumentation kan också hjälpa framtidens användare att förstå i vilket sammanhang informationen har kommit till.

För att vi ska förstå informationen räcker det inte med att ta fram och bevara olika typer av systemdokumentation, vi behöver också registrera metadata om informationen. Metadata är data som beskriver informationens sammanhang, innehåll och struktur. Den beskriver även hur informationen ska hanteras över tid. Metadata gör det möjligt att söka information på ett strukturerat sätt och bedöma om informationen är tillförlitlig.

Förvaltningens verksamhetssystem fyller olika funktioner och innehåller olika typ av information. Det är därför inte säkert att alla arkivkrav är aktuella vid kravställningen av ett specifikt system.

Utgå från följande frågor för att avgöra vilka av arkivkraven som är relevanta:

  • Kommer systemet att innehålla allmänna handlingar?
  • Är all information i systemet gallringsbar?
  • Ska informationen bevaras i digital form?