Så hanterar du e-post
Inkommande e-post måste öppnas och behandlas varje dag. Här får du goda råd om detta. Läs till exempel om hur du och dina kollegor kan läsa varandras e-post under ledighet och frånvaro.
E-postmeddelanden som kommer in till och skickas från din e-postbrevlåda kan vara allmänna handlingar och ska då registreras enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan.
Viktigt att känna till är att det är innehållet i mejlet som är avgörande för om det är en allmän handling eller inte.
Din Inkorg och Skickat mapp i Outlook är dock alltid en allmän handling. Förteckningen över inkomna och skickade e-postmeddelanden ses nämligen alltid som en allmän handling – även om ett enstaka e-postmeddelande inte är det. Tänk därför på vad du skriver i ämnesraden och släng eventuell privat mejl.
Om du är bortrest, sjuk eller liknande ska din e-post läsas av din kollega.
Är du osäker på hur du ska hantera dina mejl så ta kontakt med stadsjuristerna på stadsledningsförvaltningen.
Så hanterar du din e-post
- Du ansvarar själv för att bedöma, behandla och sortera din e-post.
- Förfrågningar från allmänheten måste besvaras snarast möjligt, det vill säga inom några dagar.
- Kopia på allmänna handlingar som enligt gällande regler ska diarieföras ska vidarebefordras till registrator. Observera att det gäller även utgående handlingar.
- Brevlådan ska kontinuerligt rensas från sådant som inte är allmänna handlingar och allmänna handlingar av kortsiktigt och ringa värde.
- Privata meddelanden ska undvikas och omedelbart rensas bort.
- Känsliga personuppgifter och uppgifter som innehåller sekretess ska inte skickas med e-post.
Använd webbmailen när Outlook krånglar
Om du behöver komma åt din e-post när Outlook krånglar eller du inte är inloggad i stadens nätverk kan du göra det via Outlooks webbklient (Outlook Web Access) som du når på denna adress: http://owa.helsingborg.se. Logga in med samma lösenord som du använder för att logga in på din dator. Här kommer du även åt kalendern, automatiskt svar vid frånvaro mm.
Gör det möjligt för kollegor att öppna din e-post
Du ska ge två kollegor behörighet att öppna din e-post via deras datorer. På så vis blir det möjligt att handlägga e-posten även vid ledighet, sjukdom eller annan frånvaro.
Vid planerad frånvaro, till exempel semester och kurser kan du vidarebefordra e-posten till en bestämd person. Avsändaren bör dessutom genom ett automatiskt frånvaromeddelande få besked om vem som kan kontaktas i stället.
Frånvaromeddelandet bör se ut ungefär så här:
”Jag är på semester och återkommer den 10 augusti. Min e-post kontrolleras av mina kolleger. Har du frågor? Kontakta Anna Andersson på telefonnummer 042-10 00 00.”
Så gör du
- Markera ”Inkorgen”
- Högerklicka
- Välj ”Egenskaper”, flik ”Behörighet”
- Tryck på ”Lägg till” och välj vilka kollegor som ska kunna kolla inkorgen och klicka på OK
- Öppna rullistan vid ”Behörighetsnivå” för varje person, markera ”Granskare”
- Klicka på OK
På detta sätt kan dina kolleger kontrollera din inkommande post från sina egna datorer när du inte är på jobbet. Eftersom du angett Inkorgen är det endast denna som de har tillgång till.
Läsa kollegas e-post
Har du behörighet att kontrollera en kollegas inkommande e-post?
Så gör du
- Markera Inkorgen i ditt e-postprogram
- Klicka på ”Arkiv” och välj ”Öppna”
- Välj ”Annan användares mapp ”
- Skriv in namnet och tryck på ”OK” och du får tillgång till dennes inkorg. Du kan också se namnen direkt under ”Öppna”
Medgivande krävs för att dina kollegor ska få öppna din post. Det är inte tillåtet att utan samtycke öppna någon annans personliga post. För att den som öppnar din e-post inte ska riskera att bli åtalad ska alla fylla i en blankett om medgivande. Observera att den som inte skriver under medgivandet måste förbinda sig att dagligen själv kontrollera all sin post.
Hämta din e-postsignatur
För att stärka vår visuella identitet, även i e-postmeddelanden, finns en mall för e-postsignaturer som gäller för stadens alla anställda. Här kan du få hjälp med att hämta din e-postsignatur.
Ditt ansvar att registrera handlingar
Du har ett ansvar att se till att de handlingar du får direkt till dig (via e-post etc.) och de handlingar du själv upprättar registreras i enlighet med förvaltningens dokumenthanteringsplan/informationshanteringsplan. Överlämna därför dessa handlingar till registrator. Detta är särskilt viktigt när du har handlingar som innehåller sekretess.