Stöd för chef: Rekrytering

Utse en rekryteringsgrupp

Rekryteringsgruppen är ett stöd för dig under rekryteringsprocessen. Försök hitta personer som kan bidra med skilda perspektiv, bakgrunder och erfarenheter. Fundera även över om det kan vara lämpligt att involvera invånare/brukare i en eller flera delar av processen, till exempel i beskrivningen av kompetenser och förmågor i annonsen eller vid intervju.

Exempel på medverkande kan vara:

• HR-konsult
• Chefskollega
• Medarbetare
• Facklig företrädare
• Invånare/brukare

Skapa en tidsplan så att du och din rekryteringsgrupp kan planera och avsätta tid för de olika stegen i processen.

I rekryteringssystemet kan du lägga upp din rekryteringsgrupp som deltagare och ge dem lämplig behörighet till rekryteringen. Var tydlig med hur ansvarsfördelningen ser ut och vilken del av rekryteringen som olika personer är involverade i.

Ta fram en kravprofil

En kravprofil beskriver vilka kvalifikationer och kompetenser som behövs för att lyckas i den aktuella tjänsten. En utförlig och relevant kravprofil är en av de viktigaste delarna i rekryteringsprocessen.

🎬 Se en kort film om kravprofilen – grunden i rekryteringen.

Det du angett i kravprofilen ska kunna mätas. Kvalifikationerna och kompetenserna ska kunna värderas och jämföras mellan de sökande. Kraven ska kunna utvärderas genom till exempel examen, intyg, intervju, arbetsprov, personlighetstest eller referenser.

Skriv kravprofilen i HR-systemportalen under Rekrytera (ReachMee) genom att:

1. Ange vilka kvalifikationer och kompetenser som skapar goda förutsättningar för att lyckas i den aktuella tjänsten. Utgå ifrån:
   • Vilket uppdrag ska utföras?
   • Vilka mål ska nås?
   • Vilka är de vanligast förekommande arbetsuppgifterna?
   • Vilket är arbetets förutsättningar och de mest centrala utmaningarna?
2. Vikta varje kvalifikation och kompetens utifrån om den är avgörande, viktig eller önskvärd.

I rekryteringsverktyget finns ett antal fördefinierade kompetenser tillgängliga att välja mellan. Här kan du läsa mer om dem.

Säkerhetsprövning

I staden finns säkerhetskänslig verksamhet/information som omfattas av Säkerhetsskyddslagen. Medarbetare som ska arbeta inom dessa områden behöver genomgå en säkerhetsprövning innan anställning. Välj rekryteringsmallen Mall för befattning placerad i säkerhetsklass i rekryteringssystemet (ReachMee).

Är du osäker på vilka befattningar som omfattas kan du vända dig till säkerhetsansvarig på förvaltningen.

Huvudsyftet med annonsen är att attrahera rätt sökande. Annonsen är också en del av vårt varumärke och en möjlighet att visa upp verksamheten och staden som en attraktiv arbetsgivare.

Skapa annonsen i stadens rekryteringsverktyg som du hittar i HR-systemportalen under Rekrytera (ReachMee). Detta ska du göra oavsett om du rekryterar internt eller externt.

OBS! Om du rekryterar till en befattning som kräver säkerhetsprövning (läs mer under steg 1) ska du välja rekryteringsmallen Mall för befattning placerad i säkerhetsklass i ReachMee.

• Skriv annonsen utifrån kravprofilen. Tänk på att du är lagligen bunden till de krav som anges i annonsen.
• Välj publiceringskanal. Du ska alltid publicera externa platsannonser på Helsingborgs stads hemsida, intranätet Portalen och platsbanken. Du kan också välja att annonsera på olika jobbsajter, sociala medier, tryckt media, med mera.

Gör ett första urval genom att sortera ansökningarna utifrån kravprofilen.

I rekryteringsverktyget kan du sortera och filtrera inkomna ansökningar. Du kan till exempel sortera och filtrera på de urvalsfrågor baserade som du skapat till ansökan, baserat på kravprofilen.

Läs sedan igenom ansökningarna som du valt ut som intressanta och välj vilka sökande du vill gå vidare med till intervju.

🎬 Se en kort film om urval och vad vi i Helsingborgs stad använder istället för personligt brev.

 

Syftet med en intervju är att få fram fördjupad och relevant information om den sökande. Intervjun ska avgöra hur väl den sökande svarar mot kravprofilen.

Intervjun är också en möjlighet för dig att marknadsföra din verksamhet som en attraktiv arbetsplats och stadens som en attraktiv arbetsgivare.

Inför en intervju är det bra om du förbereder dig själv, rekryteringsgruppen och den sökande.

• Förbered de frågeområden som är aktuella för tjänsten.
• Förbered en presentation av din verksamhet, förvaltning och staden.
• Bestäm vem som ska delta i intervjun. Det kan vara bra om någon med särskild kunskap/erfarenhet av intervjuer är med.
• Läs igenom den sökandes CV och personliga brev, samt din kravprofil.
• Informera den sökande om var och när intervjun ska hållas, och om hur inpassering sker, med mera.
• Tänk på att avsätta tid i intervjun för den sökandes egna frågor.
• OBS! Om befattningen kräver att medarbetaren genomgår en säkerhetsprövning innan anställning (se information under steg 1) ska du informera om det.

Den som du ska intervjua kan också behöva förbereda sig beroende på vilka frågor du tänker ställa. Exempelvis kan det vara bra att låta den sökande ta del av:

• Helsingborgs stads medarbetar- och ledarpolicy.
• Vision Helsingborg 2035.
• Förvaltningsspecifik information.
• Arbetsplatsspecifik information.

Tips! Genom att genomföra telefonintervjuer eller någon form av arbetsprov som ett första steg har du möjlighet att snabbt ta reda på om det är intressant att träffa den sökande. Dessutom blir det första intrycket av till exempel klädstil och utseende inte lika avgörande om/när ni ses vid en intervju. På det sättet ökar du möjligheten till likabehandling i rekryteringen. Här kan du se ett exempel på hur ett arbetsprov kan utformas.

Intervjufrågor

I HR-systemportalen under Rekrytera (ReachMee) hittar du förslag på intervjufrågor utifrån de kompetenser som du har angett i kravprofilen. Här finns några exempel på generella och kompetensbaserade intervjufrågor.

Använd samma struktur och intervjufrågor vid varje intervju för att kunna bedöma alla kandidater likvärdigt.

Du väljer själv vilka intervjufrågor som berör din verksamhet och den aktuella tjänsten. Komplettera gärna med egna frågeställningar.

Undvik frågor som är ledande eller kan uppfattas som kritiska, kränkande eller diskriminerande. Tänk på att du ska kunna ställa samma frågor till alla sökande.

Frågor som ställs under en intervju får inte missgynna den sökande utifrån de olika diskrimineringsgrunderna:

• Kön
• Könsöverskridande identitet eller uttryck
• Etnisk tillhörighet
• Religion eller annan trosuppfattning
• Funktionshinder
• Sexuell läggning
• Ålder

Om du vill ställa egna frågor, börja frågorna med:

• Vad..?
• Vilka..?
• Hur..?
• På vilket sätt..?
• Varför..?
• Vad var det som..?
• Berätta om…

Efter intervjun

Sammanställ dokumentationen från intervjuerna som ett underlag inför bedömningen.

 

Bedöm varje kandidat utifrån hur väl hen stämmer överens med de kvalifikationer och kompetenser som framkommer i kravprofilen. I HR-systemportalen under Rekryetera (ReachMee) kan du utvärdera varje kvalifikation och kompetens för sig.

Referenstagning

Ta referenser på dina slutkandidater för att säkerställa att bakgrundsuppgifter som tidigare erfarenhet och beteenden är korrekta. Referenser som haft en arbetsledande ställning i förhållande till den sökande är att föredra.

Fatta beslut om vem du vill anställa

Det är du som chef som väljer vem du vill rekrytera. Rådfråga gärna din rekryteringsgrupp eller andra som varit inblandade i rekryteringen men kom ihåg att det beslut som du tar är ditt ansvar och inte någon annans. Om invånare/brukare har varit involverade är det extra viktigt att ansvarsfördelningen framgått redan från början i processen.

Innan du ingår anställningsavtal med kandidaten ska du:

• Kontrollera om det finns lagar eller avtal som reglerar anställningen.
• Begära att kandidaten uppvisar utdrag ur belastningsregister. Gäller endast för vissa tjänster, till exempel inom skola, vård och socialtjänst. Information om vad som gäller vid anställning av personer inom verksamheter där man arbetar med barn. Hanteringen av registerutdragen kan variera mellan olika förvaltningar, kontakta din HR-funktion för mer information.
• Beställa en säkerhetsprövning av kandidaten hos Trygghet och säkerhet, trygghetochsakerhet@helsingborg.se. Detta gäller endast om du rekryterar till en verksamhet/befattning som omfattas av Säkerhetsskyddslagen (läs mer under steg 1 ovan). För att du ska kunna ingå anställningsavtal med medarbetaren krävs godkänt resultat i säkerhetsprövningen. För befattningar som är placerade i säkerhetsklass tar processen cirka 4-6 veckor. För befattningar som ska säkerhetsprövas utan placering i säkerhetsklass tar processen cirka 1-2 veckor. Kontakta säkerhetsansvarig på förvaltningen om du har frågor.
• Fråga om kandidaten är medborgare i Sverige, EU eller EES. Om hen är det så går du vidare med anställningen. Är kandidaten inte medborgare i Sverige, EU eller EES är du skyldig att säkerställa att personen har rätt att arbeta i Sverige innan du ingår anställningen. Kandidaten måste kunna visa upp ett giltigt arbetstillstånd, alternativt ett bevis på att personen är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Det är straffbart att ha en person anställd som inte har rätt att vistas i, eller har arbetstillstånd i, Sverige. Kontakta HR på förvaltningen innan du går vidare i processen och läs mer om Anställning av person som är medborgare i land utanför EU och ESS (docx, 120 KB). Läs också gärna informationen på Migrationsverkets webbsida.Obs! Det är viktigt att alla tilltänkta medarbetare behandlas lika och att samma frågor ställs inför beslut om anställning. Kontrollera inte en personens rätt att vara och arbeta i Sverige baserat på personens etniska ursprung eller språkkunskaper då detta kan vara diskriminering.
• Komma överens om villkor för anställningen.

Vid chefsrekrytering ska du även:

• Begära att kandidaten uppvisar utdrag ur belastnings– och kronofogderegister. Utdraget ska visas i original. Kontakta din HR-funktion för mer information om hantering av registerutdrag.
• Samverka med de fackliga organisationerna. När du ska rekrytera en chef ska du innan du beslutar vem du vill anställa alltid ta upp ditt förslag till beslut i samverkansgruppen och/eller till förhandling enligt § 11 MBL.

HR-funktionen på förvaltningen hjälper dig med allt detta.

Efter du har fattat beslut om vem du vill anställa och kandidaten har tackat ja ska du:

• Lämna besked till de sökande som inte erbjudits tjänst. Sökande som gått vidare till intervju ska du personligen ringa och ge återkoppling på intervjun och ditt beslut. Till övriga sökande skickar du avslagsmejl via i HR-systemportalen under Rekrytera (ReachMee) innan du avslutar ärendet.
• Avsluta rekryteringsärendet i HR-systemportalen under Rekrytera (ReachMee)
• Registrera anställningen i HR-systemportalen under Administrera anställning. Detta måste göras för att den nya medarbetaren ska få ett anställningsavtal, inloggningsuppgifter till stadens nätverk och för att lön ska betalas ut.
• Planera för medarbetarens introduktion.

Inom skol- och fritidsförvaltningen finns en utökad rekryteringsprocess för chefsrekryteringar. Ta kontakt med din HR-konsult när du ska rekrytera till en chefsbefattning.

Checklista och tidsplan för chefsrekrytering på skol- och fritidsförvaltningen (docx, 109 KB)

Hantering av medarbetare som tillfälligt utför arbete i annan verksamhet (pdf, 409 KB)

Information om utökad registerkontroll

SFF Urvalsfrågor ReachMee

Du som arbetar på vård- och omsorgsförvaltningen ska också läsa om rekrytering på deras intranät.