Stöd för chef: Ditt chefsansvar

Verksamhetsansvaret handlar om att driva en effektiv och innovativ verksamhet inom ditt uppdrag, att vara en del av Helsingborgs stad och att agera med en helhetssyn utifrån:

• visionen Helsingborg 2035
• politiska prioriteringar (nationella och lokala)
• lagstiftning
• nämndens reglemente
• delegeringsordning och arbetsinstruktion
• styrdokument (program, planer, policyer och riktlinjer)

Verksamhetsansvaret innebär också att du som chef planerar, prioriterar, följer upp, analyserar och agerar för goda serviceupplevelser och livskvalitet för dem som verksamheten riktar sig till genom:

• verksamhetsstyrning
• systematiskt kvalitetsarbete
• intern kontroll

 

Ekonomiansvaret innebär att driva verksamheten inom verksamhetens budget.

Som chef ska du:

• Ha kännedom om och följa ekonomiska regler, riktlinjer och anvisningar.
• Planera, följa upp, analysera och agera utifrån verksamhetens ekonomi.
• Ha kännedom om och följa regler för inköp.

Kontakta stödfunktionen inom ekonomi eller inköp på din förvaltning för mer information och stöd.

Att ha kännedom om och följa ekonomiska regler, riktlinjer och anvisningar

Som chef ska du ha kännedom om och följa:

• Förvaltningens ekonomimodell och resursfördelning samt skillnad mellan drift och investering.
• Förvaltningsspecifika riktlinjer, anvisningar och tidplaner.
• Regler för representation.
• Attestförteckning och regler för mottagningsattest och beslutsattest.

Att planera, följa upp, analysera och agera utifrån verksamhetens ekonomi

Som chef ska du:

• Upprätta och godkänna verksamhetsbudget för ditt ansvarsområde i stadens affärssystem (ERP).
• Löpande följa upp och analysera ditt ansvarsområdes ekonomiska resultat i Beslutsstödet.
• Upprätta och godkänna helårsprognos i stadens affärssystem (ERP).
• Ha kännedom om gällande avtal för ditt ansvarsområde.
• Signalera väsentliga ekonomiska avvikelser till överordnad chef.
• Göra nödvändiga åtgärder vid ekonomiska avvikelser.

Att ha kännedom om och följa regler för inköp

Som chef ska du:

• Säkerställa att verksamheten köper från avtalsleverantörer och från det upphandlade sortimentet till rätt pris.
• Säkerställa att leverantören följer avtalade villkor
• Tillämpa anvisningarna för inköp.
• Besluta om verksamhetens direktupphandlingar eller förvaltningsspecifika upphandlingar enligt delegeringsordning eller arbetsinstruktion.

Att lämna över ledningsuppgifter inom ekonomi

Inom ekonomiansvaret har du som chef möjlighet att lämna över ledningsuppgifterna att upprätta budget, att löpande följa upp och analysera det ekonomiska resultatet samt att upprätta helårsprognos, till en chef eller medarbetare i verksamheten.

Du som överlämnande chef ansvarar för att lära upp och säkerställa att den person som får uppgiften har tillräcklig kunskap för att kunna utföra den. Du har fortfarande det yttersta ledningsansvaret för uppgiften och måste därför lämna ditt godkännande vid internbudget och helårsprognos samt följa upp din verksamhet löpande. Att lämna över ledningsuppgifter är inte detsamma som att en ersättare går in med fullt ledningsansvar.

Du kan inte lämna över att ingå avtal för verksamheten, godkänna internbudgeten, godkänna helårsprognos, signalera väsentliga ekonomiska avvikelser till överordnad chef eller göra nödvändiga åtgärder vid ekonomiska avvikelser.

Personalansvaret handlar om att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla medarbetare. Genom planering och ledning ska du skapa en god arbetsmiljö och ett hållbart arbetsliv, där du och dina medarbetare gemensamt arbetar mot uppsatta mål.

Du ansvarar för att skapa förutsättningar för inflytande, delaktighet, utveckling och lärande, både på individ- och gruppnivå. Du företräder arbetsgivaren och följer lagstiftning, avtal, regelverk samt bär och förmedlar stadens HR-relaterade styrdokument.

Som chef ansvarar du för:

• Alla personalfrågor från anställning till avslut av dina medarbetare.
• Att följa lagstiftning, avtal, regelverk samt HR-relaterade styrdokument.
• Samtal som till exempel lönesamtal, medarbetarsamtal och rehab- och omtankessamtal.

Kontakta HR-funktionen på din förvaltning om du har frågor eller vill ha stöd.

Från anställning till avslut

Du ansvarar i alla personalfrågor från anställning till avslut av dina medarbetare. Det innebär att rekrytera, introducera, utveckla kompetens, att sätta lön, rehabilitera, initiera disciplinära åtgärder och att bevaka företrädesrätt och konvertering. Du ska också kunna hantera förflyttningar, omplaceringar och uppsägningar på grund av arbetsbrist eller personliga skäl.

 

Lagstiftning, avtal och regelverk

Du ska följa lagstiftning, avtal, regelverk samt bära och förmedla stadens styrdokument. Några exempel på stadens HR-relaterade styrdokument är medarbetar- och ledarpolicy, arbetsgivarpolicy och samverkansavtalet Samverkan Helsingborg. Som chef företräder du arbetsgivaren och ansvarar för det systematiska arbetsmiljöarbetet vilket innebär att du är arbetsmiljöansvarig på din arbetsplats enligt stadens rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Samtal

Som personalansvarig chef ansvarar du för att föra olika typer av samtal. En viktig del är att skapa goda förutsättningar för kommunikation och dialog. Du genomför minst ett medarbetarsamtal samt ett utvärderande lönesamtal med dina medarbetare per år. Du ansvarar även för andra samtal som till exempel omtankesamtal (som är en del av ditt arbetsmiljöansvar), avslutssamtal och samtal som grundar sig på misskötsel.

Att lämna över ledningsuppgifter inom personalansvaret

Som chef i Helsingborgs stad är det möjligt att lämna över ledningsuppgifterna besluta i HR-systemen självservice P och självservice Medvind samt Godkänna ändrad kontering i WinLas.

Att besluta i HR-system innebär att bevilja eller avslå exempelvis frånvaro, ersättningar och förmåner. Du kan endast lämna över ledningsuppgiften till en medarbetare i din enhet/verksamhet som du är direkt chef för. Som överlämnande chef ansvarar du för att lära upp och säkerställa att den medarbetare som får uppgiften har tillräcklig kunskap för att kunna utföra den.

Blankett – lämna över ledningsuppgiften att besluta i HR-system

Ledningsuppgiften att godkänna ändrad kontering i WinLas kan du lämna över till den ekonom som är stöd till dig i verksamhetens ekonomistyrning. HR-chefen på förvaltningen ansvarar för att lära upp och säkerställa att den medarbetare som får uppgiften har tillräcklig kunskap för att kunna utföra den.

Blankett – lämna över ledningsuppgiften att godkänna ändrad kontering i WinLas

Tänk på! Som överlämnande chef har du alltid det yttersta ansvaret för ledningsuppgiften. Det innebär att du måste följa upp den ledningsuppgift som lämnats över. Att lämna över ledningsuppgifter är inte detsamma som att en ersättare går in med fullt ledningsansvar. Tänk på att om du har underställda chefer kan du inte lämna över deras ledningsuppgifter.

För rektorer inom skol- och fritidsförvaltningen med biträdande rektor anställd i sin verksamhet finns två blanketter; en för att förtydliga fullt ledningsansvar inom Helsingborgs stad och en för delegering enligt skollagen. Blanketten rörande delegering enligt skollagen kan även användas för andra funktioner än biträdande rektor.

Öppna blankett – Fullt ledningsansvar för skolledare (docx, 67 KB)

Öppna blankett – Delegering av ledning och beslut enligt skollagen och skolförordningen (docx 115 KB)

Överlämnande av ledningsuppgift att besluta i Vikariebanken

Öppna blankett – Överlämnande av ledningsuppgift att besluta i Vikariebanken

Här är några exempel på uppgifter som du som chef inte kan lämna över:

• Att ingå avtal för verksamheten
• Att godkänna internbudgeten
• Att godkänna helårsprognos
• Att signalera väsentliga ekonomiska avvikelser till överordnad chef
• Att göra nödvändiga åtgärder vid ekonomiska avvikelser
• Att ingå, ändra och avsluta anställningsavtal
• Att genomföra medarbetarsamtal och utvärderande lönesamtal
• Att genomföra omtankesamtal och rehabiliteringssamtal samt dokumentera dessa (ingår i ditt arbetsmiljöansvar)
• Arbetsuppgifter som arbetsgivarrepresentant och arbetsgivarföreträdare, exempelvis disciplinära åtgärder och uppsägningar som ger arbetsrättsliga konsekvenser

En delegeringsordning är en förteckning som beskriver vilka frågor som en nämnd överlåtit åt annan att fatta beslut om i nämndens ställe. Rätt att fatta beslut kan delegeras till en tjänsteperson med stöd av kommunallagen. Beslut enligt delegeringsordningen ska anmälas till nämnden. På styrning.helsingborg.se finns mer information.

Chefskoder finns för att beskriva vad ledningsansvaret innebär inom respektive chefsnivå. Olika chefsnivåer har olika ledningsansvar. A-, B- och C-chefer har alla fullt ledningsansvar och kallas för hela chefer.

A-chef: Chef direkt underställd, alternativt ansvarar inför, politisk nämnd. Har ett övergripande verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Exempel: Stadsdirektör, Förvaltningschef.

B-chef: Chef på mellanchefsnivå som har ett övergripande verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Exempel: Avdelningschef, Verksamhetschef, Chef för andra chefer, Stabschef.

C-chef: Första linjens chef som har ett verksamhets-, ekonomi- och personalansvar och ett övergripande ansvar inom sitt ansvarsområde. Exempel: Enhetschef, projektchef. I skollagen anges att det är rektor eller förskolechef som leder och samordnar det pedagogiska arbetet.

L-chef: Arbetstagare med lednings- och samordningsansvar med begränsat ansvar (ansvar för ett eller två av verksamhet, ekonomi, personal).

F-chef: Arbetstagare som har ett uttalat funktionsansvar.

Läs mer om chefskoder här.

Hel chef betyder att chefen har fullt ledningsansvar, det vill säga ansvar för verksamhet, ekonomi och personal.

Attest innebär kontroll, och används oftast vid ekonomiska transaktioner. De vanligaste attesterna är mottagningsattest och beslutsattest. Attest är en del av den interna kontrollen och regleras i attestreglementet för Helsingborgs stad. I attestreglementet anges hur attestering ska gå till. Vem som har attesträtt bestäms utifrån den attestberättigades arbetsuppgifter och organisatoriska tillhörighet.

Stadens attestreglemente är ett styrdokument som styr ansvars- och arbetsfördelningen i staden när vi kontrollerar ekonomiska transaktioner. Rätten att fatta beslut om ekonomiska transaktioner, till exempel rätten att ingå avtal, framgår av nämndens delegeringsordning eller arbetsinstruktion. Syftet med attestreglementet är att säkerställa en rättvisande redovisning och motverka oegentligheter. Staden ska ha en god intern kontroll, och reglementet är en viktig del i den interna kontrollen för att säkerställa tillämpningen av attester.

 

En förteckning över utsedda beslutsattestanter. Av attestförteckningen ska tydligt framgå vilka personer som har beslutsattesträtt och hur beslutsattesträtten är kopplad till kodplanen. Attestförteckningen beslutas av nämnd/ordförande/förvaltningschef eller motsvarande.

 

 

En transaktion innehåller flera olika aspekter och följande attesttyper förekommer totalt sett i transaktionsprocessen:

Mottagningsattest: kontroll mot leverans/prestation.

Beslutsattest: kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor.

Granskningsattest: kontroll av uträkning.

Behörighetsattest: kontroll av attestbehörighet.

 

 

En arbetsinstruktion beskriver övergripande vem som ansvarar för olika områden inom nämnden och dess förvaltning. Den är inte uttömmande. Arbetsinstruktionen är ett komplement till nämndens delegeringsordning. På webbplatsen styrning.helsingborg.se finns mer information.

 

 

En ekonomimodell består av ett antal begrepp som tillsammans mäter och beskriver resursförbrukningen. Dessa begrepp kallas koddelar, till exempel Ansvar och Konto. Ekonomimodellen skapar förutsättningar för att kunna följa upp verksamhetens ekonomi.

 

 

Det sätt som stadens ekonomiska medel fördelas mellan olika verksamheter.

 

 

Leverantörer som har avtal med staden eller förvaltningen. Om verksamhetens behov inte täcks av avtalen kan du behöva göra en direktupphandling eller initiera en upphandling.

När du behöver något till verksamheten som inte finns på avtal i avtalskatalogen, och värdet är sammanlagt under 586 709 kronor under en fyraårsperiod, ska du göra en direktupphandling. Vägledning om hur det går till finns på Inköpssidan. Du kan även få support genom att kontakta inköpssamordnaren för din förvaltning eller e-posta inkop@helsingborg.se.

När du behöver något till verksamheten som inte finns på avtal i avtalskatalogen, och värdet är sammanlagt över 586 709 kronor under en fyraårsperiod, samt det är bara er förvaltning som har behovet, ska du initiera en förvaltningsspecifik upphandling. Vägledning om hur det går till finns på  Inköpssidan. Du kan även få support genom att kontakta inköpssamordnare för din förvaltning eller e-posta inkop@helsingborg.se.

 

Stadens inköp styrs av lagen om offentlig upphandling (LOU) och våra politikers viljeinriktningar. I tillämpningsanvisningen för inköp hittar du information om upphandling, direktupphandling och roller för inköp. Exempelvis har kommunfullmäktige beslutat att hållbar utveckling ska vara en grund för våra inköp. Du ska i använda dig av stadens leverantörer. Du hittar stadens avtal i avtalskatalogen på Inköpssidan.