Leverans av allmänna handlingar i digital form (e-arkivering)

Här finns information om vad du behöver göra för att leverera till stadens e-arkiv. Du hittar också information om vilka arkivkrav du ska ställa när du upphandlar ett nytt verksamhetssystem.

Digitala handlingar som har beslutats vara värda att bevaras ska arkiveras digitalt. Vilka dessa handlingar är står i din nämnds eller styrelses dokument-/informationshanteringsplan.

Det är du som arbetar som arkivansvarig, arkivredogörare eller systemförvaltare som ser till att handlingarna arkiveras på rätt och säkert sätt. Stadsarkivet hjälper dig och din verksamhet att leverera till stadens gemensamma e-arkiv.

E-arkivet är ett slutarkiv. Det innebär att handlingar ska vara avslutade, ordnade och redo för bevarande för framtiden. Leverans till e-arkivet innebär att myndighetsansvaret går över till stadsarkivet, precis som vid leverans av pappershandlingar. Mer information om detta finns i § 8 Arkivreglementet för Helsingborgs stad (pdf).

Behöver du stöd eller hjälp i ditt arbete med arkivering av digitala handlingar? Hör av dig till stadsarkivets e-arkivsgrupp! (se kontaktuppgifter i högerspalten)

Arkivkrav vid upphandling av system

Om du ska upphandla nytt verksamhetssystem behöver du känna till vilka arkivkrav du ska ställa. Stadsarkivet har tagit fram en guide för arkivkrav vid upphandling (pdf) med tillhörande bilaga med arkivkrav (xlsx) som du kan använda i arbetet med din upphandling.

Att leverera till Helsingborgs stads e-arkiv

Att leverera till e-arkivet är kräver förarbete. Här får du information om hur din förvaltning går tillväga. Påbörja arbetet genom att:

1.  Identifiera behovet. Vilka handlingstyper gäller det och finns de upptagna i aktuell dokument-/informationshanteringsplan?
2.  Kontrollera att systemet kan exportera data
3.  Kvalitetssäkra informationen. Vilka filformat kommer exporteras, sker exporten utifrån en standard. Är handlingarna ordnade enligt dokument-/informationshanteringsplanen?
4.  Kontakta stadsarkivet genom att fylla i formuläret nedan.

När du kontaktat stadsarkivet bokar vi in ett uppstartsmöte där vi går närmare in på vad en leverans till e-arkivet innebär och vilka kostnader det kan komma att medföra. Därefter gör vi en preliminär tidsplan. Din förvaltning behöver ha följande roller tillgängliga för ert leveransprojekt till e-arkivet:

• Arkivansvarig och/eller arkivredogörare/informationshanterare för förvaltningen eller enheten
• Arkivarie/arkivkompetens
• Systemförvaltare
• Handläggare som kontinuerligt arbetar med systemet och dess information (kan t.ex. vara ärendesamordnare, nämndsekreterare, systemadministratör eller liknande roller)

Även personal från digitaliseringsavdelningen eller systemleverantören kan behöva delta i viss mån.

För utförlig information kring hur en leverans av digitala arkivhandlingar går till, se leveransguiden (pdf).

Formulär för leverans till e-arkivet

Fyll i nedan formulär för att meddela intresse för leverans till stadens e-arkiv. Stadsarkivet återkommer sedan till dig för att göra en preliminär tidsplan.

Kostnader för leverans

I samband med en leverans till e-arkivet kan olika kostnader uppstå. Kostnadens storlek påverkas av olika faktorer, exempelvis leveransens storlek, omfattning och materialets format.