Verksamhetsplan

Uppdraget beskriver med en eller två meningar syftet med verksamheten och ger en tydlig bild vad verksamheten ska leverera och för vem. Det svarar på frågorna:

• Varför finns verksamheten?
• Vad ska vi göra och för vem?

Ett uppdrag kan till exempel formuleras så här:

• Vårt uppdrag är att ge de barn som inte kan bo med sina biologiska föräldrar de bästa möjliga förutsättningarna att få ett gott liv i familjehem.
• Helsingborgs kulturskola ska erbjuda barn och unga i Helsingborg ett kvalitativt och professionellt utbud av bred konstnärlig pedagogisk verksamhet och vara välkomnande för alla, fysiskt, mentalt och socialt.
• Vårt uppdrag är att utreda och besluta om rätten till ekonomiskt bistånd samt att i samverkan med klienten vara ett stöd i syfte att korta vägen till egen försörjning.
• Vi gestaltar, utvecklar och bygger en stadsmiljö som är hållbar trygg och säker för alla som bor, vistas och verkar här.​

Uppdraget ska vara förankrat med överordnad chef. Det vill säga ni ska vara överens om uppdraget. Det går bra att revidera uppdraget om det behövs, till exempel om förutsättningarna för verksamheten förändras.

Verksamhetens uppdrag i verksamhetsplanen är utgångspunkten när medarbetarens uppdrag skapas vid medarbetarsamtalet.

Här fokuserar vi på vad vi vill förändra, förbättra eller förnya inom verksamheten för att – utifrån våra förutsättningar – på bästa sätt möta behoven hos de vi finns till för. Svaret på frågan Vad vill vi uppnå? formuleras som mål eller prioriterade områden.

Att prioritera är ett sätt att skapa handlingskraft, att driva förändring. En prioritering ska ge motivation, skapa energi och leda till att vi gör saker som tar oss till det önskade läget.

Antalet prioriteringar i verksamhetsplanen behöver vara begränsat. Försök att stanna vid en handfull. Till exempel tre verksamhetsmål och två prioriterade områden. Dessa byts sedan ut när de uppnåtts eller om de av någon anledning inte längre är relevanta.

Ni väljer själva om ni vill uttrycka en prioritering som mål eller område. Viss önskad utveckling eller förflyttning passar bra att formulera som mål medan annan förändring är mer lämplig att kommunicera som ett prioriterat område. Kundnöjdhet är till exempel något vi kan sätta ett tydligt mål för medan ambitionen att öka verksamhetens digitala mognad kan passa bättre som ett prioriterat område. Men det är en bedömning som ni gör själva. Texten nedan handlar om mål men kan också användas som stöd för prioriterade områden.

Verksamhetens mål

Det finns olika sätt att formulera mål. Mål kan handla om resultat, prestationer, beteende, lärande eller processer. I guiden Att formulera mål hittar du mer information om mål.

Exempel på mål i verksamheten

• Minst 80 procent av våra kunder ska vara nöjda eller mycket nöjda med vårt bemötande
• Antalet trafikolyckor ska minska med 7 procent
• Antal personal som en  hemvårdstagare möter under 14 dagar ska vara som mest 10 olika personer
• Vi ska coacha varandra till goda service-prestationer.
• Vi ska lära oss tjänstedesign genom att prova metoden i två utvecklingsprojekt under året.

För att avgöra om ett mål är uppnått eller inte ska det helst vara mätbart. Om ett mål inte är mätbart behöver ni göra en professionell bedömning av måluppfyllelsen, det vill säga om målet är uppnått eller inte.

Politiska mål

Helsingborgs stad är en politiskt styrd organisation. För att styra och prioritera fastställer kommunfullmäktige mål för stadens verksamheter. De politiska målen tydliggör politiska prioriteringar och har invånarna och företagen i fokus.

Politiska mål (nämndens mål) som berör verksamheten ska finnas med i verksamhetsplanen under rubriken Vad vill vi uppnå?.

Exempel på politiska mål

• Andelen elever som når behörighet till gymnasieskolan ska öka under mandatperioden. Målet 2024 är att öka med minst 0,5 procentenheter
• Hemvården ska ha ett hemtjänstindex över genomsnittet för alla kommuner
• Klimatpåverkan i nya fastigheter som projekteras under 2024 ska i genomsnitt vara max 230 kg CO2/ kvm

För att vi ska förflytta oss mot våra mål eller prioriterade områden behöver vi fastställa vad vi ska göra. Det kan till exempel handla om förändrade arbetssätt eller insatser av olika slag. Kanske ska några medarbetare gå stadens utbildning i tjänstedesign? Kanske behöver vi göra radikala förändringar i vår verksamhet? Innovation är – precis som verksamhetsutveckling – en naturlig del i vårt uppdrag.

Vi kan initialt ha många olika idéer och förslag på aktiviteter. Också här behöver vi prioritera och komma fram till vilka aktiviteter som är viktigast för att vi ska lyckas nå våra mål eller prioriterade områden.

Vilka aktiviteter gör störst skillnad?

Dessa lägger vi in i vår verksamhetsplan under frågan ”Vad behöver vi göra?”

I verksamhetsplanen finns frågan ”Vad planerar vi för på längre sikt?”

Syftet med frågan är att höja blicken och beskriva vår riktning på längre sikt. Hur lång sikt beror på verksamhetens uppdrag och planeringshorisont.  Kanske vill ni skapa en engagerande målbild som kompletterar verksamhetens uppdrag och prioriteringar? En målbild beskriver var vi vill vara på sikt och hur vi vill uppfattas.

En målbild kan ha ett externt eller internt perspektiv. Här några exempel.

• Elever som lämnar vår skola har med sig kunskaper och förmågor som berikar dem.
• Äldre personer i Helsingborg lever i nära relationer, har aktiva liv och upplever en hög livskvalitet. Inga äldre personer i Helsingborg upplever ofrivillig ensamhet.
• Ungdomar som mår dåligt vänder sig gärna till oss för att få hjälp och stöd.
• 2025 är vi den självklara samarbetspartnern i en föränderlig omvärld.

Den gemensamma målbilden för Helsingborgs stad är:

• Tillsammans gör vi Helsingborg till en av de bästa städerna att leva och verka i år 2027.​
  Vi når målet med hjälp av samspel och innovation.​

Du kan läsa mer om stadens målbild här.