Förvaltningens nulägesanalys
Förvaltningens nulägesanalys tydliggör hur verksamheten fungerar och vad vi behöver bli bättre på.
Genom nulägesanalysen försöker vi skapa en objektiv och faktabaserad bild av vårt nuläge. Vi tittar bland annat på behoven hos de vi finns till för, verksamhetens resultat och verksamhetens ekonomiska och personella förutsättningar samt hur trender och omvärlden kan tänkas komma att påverka verksamheten.
En väl genomförd nulägesanalys ger grunden för dialog mellan tjänsteorganisationen och politiken i arbetet med nämndens inriktning och mål. Nulägesanalysen ger också förutsättningar för förvaltningen att göra prioriteringar, fördela ekonomiska resurser, planera kompetensutveckling, lönebildning och så vidare.
Hur kan man arbeta fram förvaltningens nulägesanalys?
En nulägesanalys kan utformas på många sätt och vara mer eller mindre omfattande. Varje förvaltning utformar sin nulägesanalys utifrån sina behov. Detta är ett stödmaterial att använda som inspiration i det arbetet.
En bra nulägesanalys fångar kunskaper och erfarenheter från olika perspektiv, till exempel kunder, medarbetare, chefer, specialister och stödfunktioner. Arbeta till exempel i workshopformat för att samla, värdera och diskutera kunskap, fakta och erfarenheter och dra slutsatser utifrån dem.
Ta gärna stöd i stadens trend- och omvärldsanalys i ert arbete med förvaltningens nulägesanalys. Ta även hjälp av fakta i era verksamhetssystem, styrdokument som till exempel plan för attraktiv arbetsgivare, förvaltningens resultat från medarbetarenkäten, beslutsstödet, och annan statistik samt kunskap och erfarenheter hos specialister, stödfunktioner, medarbetare och kunder.
Vad ska en nulägesanalys omfatta?
Oavsett hur ni väljer att dokumentera er nulägesanalys, så bör den på något vis ta upp behoven hos de som vi finns till för, verksamhetens resultat, verksamhetens förutsättningar och vad vi tror om framtiden.
Utöver stödet nedan kan ni ta hjälp av stödfrågor för nulägeskoll. Detta material är riktat till enheter och avdelningar men kan mycket väl vara relevant också för förvaltningens nulägesanalys.
Verksamhetens resultat
Här söker vi svaret på vilka resultat vi uppnår. Resultat är något som skapar värde för den enskilde. Med detta menar vi att en person fått den hjälp och service som verksamheten syftar till och att vi kan avläsa det i en förändring hos personen.
Ta hjälp av kunder, medarbetare, chefer samt stödfunktioner och specialister inom till exempel kvalitet och verksamhetsutveckling för att samla ihop och analysera förvaltningens resultat.
Här hittar du exempel på frågor att diskutera. Välj ut de som är relevanta för er:
Verksamhetens förutsättningar
Förutsättningar handlar om utmaningar och möjligheter utifrån ekonomi, personal och andra resurser.
Ta hjälp av kunder, medarbetare, chefer samt stödfunktioner och specialister inom till exempel ekonomi och HR för att samla in fakta och analysera verksamhetens förutsättningar.
Här hittar du exempel på frågor att diskutera:
Trender och omvärlden
Trender och förändringar i omvärlden påverkar våra verksamheter. Genom att se mönster i omvärlden och förstå hur dessa skapar hot eller möjligheter stärker vi vår förmåga att agera snarare än att reagera.
Här söker vi svaret på vilka konsekvenser trender och omvärldsförändringar får för vår verksamhet.
Läs mer i Helsingborgs stads trend- och omvärldsanalys. Använd gärna stödmaterialet trend- och omvärldsanalysen. Där finns information och tips men också en mall och en presentation att utgå från i planeringen av en workshop på temat.
Förvaltningens nulägeskarta
I början av året presenterar förvaltningen sin nulägesanalys för nämnden med stöd av en nulägeskarta. Syftet med nulägeskartan är att i sammanfattad form kommunicera förvaltningens viktigaste slutsatser till nämnden. Nulägeskartan används i dialogen om nämndens förslag till mål och ekonomi.
Förvaltningen dokumenterar årets nulägeskarta i Stratsys senaste den 31 mars.