Arbeta med ärenden som ska beslutas i nämnd

En handling lämnas in eller upprättas. Det kan vara brev, e-post, uppdrag, budget, motion, bokslut, program, plan etc.

• Registrator skapar ett nytt ärende.
• Handläggare utses.
• Registrator remitterar ärendet till berörda.

Du som handläggare

• Stämmer av med registrator, ärendesamordnare och/eller nämndsekreterare om lämplig ärendemening, det vill säga beskrivning av ärendet. Alla relevanta handlingar ska registreras efter hand som de upprättas eller kommer in. Handling som aldrig övergår från att vara arbetsmaterial till att vara upprättad eller saknar relevans för ärendet ska inte registreras.
• Kontrollerar med nämndsekreteraren vilket sammanträde som ärendet ska behandlas på och gör en tidplan med utgångspunkt från detta. Gör också en bedömning om ärendet ska beslutas av nämnden eller även gå vidare till kommunfullmäktige.

Tänk på att alla nämnder har ett inlämningsstopp inför varje nämndsammanträde. Inlämningsstoppet innebär att alla ärenden som ska behandlas av nämnden på nästa sammanträde ska vara klart och inlämnat till registrator eller nämndsekreterare/utskottssekreterare vid detta datum. Innan du lämnar ifrån dig ärendet ska det passera någon form av kvalitetsgranskning, oftast av din chef eller annan ansvarig.

Se nämndernas sammanträdesscheman och agenda för ärendeberedning.

Du som handläggare

• Samlar in relevant fakta i ärendet. Kontrollera mot stadens styrdokument, till exempel program och planer.
• Skriv tjänsteskrivelse och eventuellt yttrande
  Läs mer här om att skriva beslutsunderlag.

Tjänsteskrivningen godkänns av chef.

• Ordförande  tar ställning till förvaltningens förslag i en egen handling, ett så kallat ordförandemissiv.
• När ett ärende ska upp för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige finns det en fastlagd process för den politiska förankringen. 

Ärendesamordnare planerar in ärendena och skickar ut kallelse till nämndsammanträdet.

Fackliga representanter vid respektive nämnd informeras om ärenden som ska upp till beslut i nämnd.

Sammanträdets hålls och nämnden fattar beslut i ärendet.

Nämndsekreterare skriver protokoll.

Nämndsekreterare/registrator skickar ut justerat protokoll och expedierar protokollsutdrag till berörda personer.

Du som handläggare

• Meddelar registrator vad som ska rensas och gallras i ditt ärende innan ärendet kan avslutas.

Beslutet genomförs.

Nämnden följer upp tagna beslut enligt fastställd rutin.

Remittering av ärenden får inte göras av enskild handläggare. Detta gäller både nämnd- och förvaltningsremisser. Remittering av ärenden ska alltid göras av registrator efter samråd med förvaltningschef, avdelningschef eller nämndsekreterare och berörd handläggare.

Beredningstvånget innebär att ärenden som kommer till eller börjar i kommunstyrelsen, men som berör en eller flera andra nämnders verksamheter, först måste beredas i nämnderna.

Nämnden med sina politiskt förtroendevalda ska lämna sina synpunkter på ärendet. I dessa fall skickar kommunstyrelsen en så kallad nämndremiss. Den här ordningen tillämpas också då staden, genom kommunstyrelsen, ska yttra sig över ett förslag från ett departement (till exempel en SOU eller departementsskrivelse) eller från en myndighet (till exempel förvaltningsrätten).

Det kan vara värdefullt att få andra nämnders synpunkter på ett ärende innan det tas upp i exempelvis stadsbyggnadsnämnden eller kommunstyrelsen för beslut. I dessa fall vill man inte bara ha fackmannasynpunkter från tjänstemän på de berörda förvaltningarna utan även fånga upp de politiska åsikterna i sakfrågan. Även i dessa fall skickas en nämndremiss. Nämnden tar beslut i frågan och svarar med remissyttrande.

Observera, en nämndremiss får inte skickas till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen kan enbart yttra sig genom förvaltningsremisser.

För att bereda ett ärende är det ibland nödvändigt att inhämta synpunkter från en eller flera förvaltningar. Det kan gälla ärenden där det inte finns beredningstvång, till exempel egna utredningsförslag eller yttranden. Men det kan även vara i ett visst skede av beredningen av ett ärende då enbart förvaltningens fackmannamässiga åsikter behövs och då nämndledamöterna ännu inte ska uttala sina politiska åsikter.

Denna typ av remiss kallas förvaltningsremiss. Förvaltningsremissen ska undertecknas av förvaltningschefen.

Yttranden från stadsledningsförvaltningen ska undertecknas av ansvarig avdelningschef. Ibland önskas synpunkter från flera avdelningar inom stadsledningsförvaltningen.

Stadsledningsförvaltningen ska alltid lämna ett för avdelningarna gemensamt yttrande. I dessa fall avgör stadssekreteraren vilken avdelningschef som ska vara huvudansvarig och underteckna yttrandet.

Under beredningen av ett ärende behöver förvaltningen ibland ha hjälp med enklare sakuppgifter från en annan förvaltning. I sådana fall behöver inte någon formell förvaltningsremiss skrivas. Den handläggare som bereder ärendet kan per mejl eller genom ett telefonsamtal få de sakuppgifter som behövs. Det kan till exempel handla om statistikuppgifter.

För att kunna bereda ett ärende inom den egna förvaltningen behövs ibland sakuppgifter och expertutlåtanden från andra avdelningar eller enheter. Hanteringen av denna typ av ärenden kan skilja sig åt från gång till gång. Ibland kan det vara viktigt att både tydliggöra och visa olika experters syn på samma fråga. Vid andra tillfällen ska i stället enbart en helhetsbedömning redovisas.

Stäm av med registrator eller nämndsekreterare om hur denna typ av ärenden ska hanteras. Redan när ärendet överlämnas till en handläggare kan det förekomma att detta även överlämnas till andra avdelningar med skriftlig information både om att sakuppgifter ska lämnas och på vilket sätt det ska göras.