Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess

Offentlighetsprincipen innebär att vem som helst har rätt att ta del av allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda. Det är därför av vikt att vi har strukturer för hur vi hanterar allmänna handlingar i vår dagliga arbete och att vi också skyndsamt kan lämna ut handlingar när detta begärs.

Vad är en handling?

En handling är ett medium som bär information. Det kan vara ett fysiskt dokument eller e-post, bild eller en upptagning som man kan lyssna på, läsa eller ta del av på annat sätt med något tekniskt hjälpmedel.

Exempel på handlingar:

  • skrivelse eller brev
  • kartor och ritningar
  • sms
  • e-post och förteckning över e-post
  • cookies och historikfiler på webben.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den:

  • förvaras hos myndigheten (kommunen) och
  • är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.

Allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål.

Vad innebär begreppen förvarad, inkommen och upprättad?

Nedan följer en beskrivning av några viktiga begrepp:

  • Förvarad: En handling är förvarad om den finns hos kommunen eller är tillgänglig för oss via något tekniskt hjälpmedel. Även handlingar som förvaras hemma hos en tjänsteperson betraktas som förvarade hos myndigheten.
  • Inkommen: Alla handlingar som kommer till myndigheten, från en förvaltning till en annan eller från externt håll, är inkomna till myndigheten och därmed en allmän handling. Det gäller även om handlingen tagits emot på annat ställe av en tjänsteperson eller förtroendevald, till exempel hemma eller på stan.
  • Upprättad: En handling är upprättad när den har expedierats, (det vill säga skickats utanför myndigheten), när ärendet som handlingen tillhör har avgjorts, eller om handlingen inte tillhör ett ärende, när handlingen är i sitt slutgiltiga skick. Ett exempel på det senare är ett justerat protokoll.

Vad är en sekretessbelagd handling?

En sekretessbelagd uppgift får inte röjas. I dagligt tal kallas sekretessbelagda handlingar ofta ”hemliga” handlingar. Det är offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som är avgörande för vilka uppgifter som kan vara föremål för sekretess.

Kommunen har ett ansvar mot enskilda som använder kommunens tjänster och mot dem som kommunen på annat sätt kommer i kontakt med. Ansvaret omfattar bland annat att respektera andras rätt till integritet och att inte felaktigt lämna ut information om enskilda. Kommunen ansvarar även för en mängd andra områden där sekretessbelagda uppgifter kan förekomma. Det kan exempelvis handla om ekonomiska tvister eller säkerhet, eller enskildas affärs- och driftsförhållanden – till exempel känsliga uppgifter som ett företag i en viss situation har lämnat in till en myndighet. Handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter måste alltid registreras!