Registrera handlingar i diariet
Offentlighetsprincipens grundtanke är att handlingar ska vara tillgängliga för allmänheten. För att klara av detta krävs att vi har ordning och reda på all information.
Huvudregeln i offentlighets- och sekretesslagen är att handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras utan dröjsmål. Dessutom är det ett absolut krav att handlingar som innehåller sekretess ska registreras.
Det är inte alltid helt lätt att veta hur handlingar ska sparas och var. Förvaltningens dokumenthanteringsplan ger dig hjälp med detta. Fråga registrator på din förvaltning efter denna.
Vad ska registreras i diariet?
- Allmänna handlingar och ärenden som inte hålls systematiskt ordnade på annat sätt (till exempel i pärm eller elektroniskt system).
- Handlingar som innehåller sekretesskänsliga uppgifter och som inte registreras på annat sätt (till exempel i ett handskrivet register).
Men det finns undantag:
- reklam, tidskrifter, nyhetsbrev
- kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser
- handlingar och meddelanden som skickats för kännedom
- enkla förfrågningar om till exempel öppettider eller begäran av kopior
Vem registrerar?
Varje förvaltnings registrator/ärendesamordnare ansvarar för registreringen i förvaltningens eller bolagets diarium. Skolorna har egna diarier och tjänstepersoner som ansvarar för registreringen i dessa.
Det finns också tjänstepersoner som registrerar sina egna handlingar och tjänsteanteckningar. Det är dok endast registrator, ärendesamordnare och nämndsekreterare som har rätt att registrera nya handlingar i diariet. Handläggaren är ansvarig för att inkomna och upprättade handlingar registreras och att dessa överlämnas till registrator.
Skyldigheten att dokumentera
Under arbetet med vissa ärenden krävs det att muntlig information inhämtas, muntliga kontakter tas eller andra åtgärder vidtas. Om dessa kontakter och åtgärder ger sakuppgifter som är av betydelse för hur ärendet avgörs måste dessa dokumenteras i ärendet. I vissa fall, till exempel vid myndighetsutövning mot någon enskild, är detta ett krav som ställs i förvaltningslagen. Myndighetsutövning mot enskild är till exempel beslut om bygglov eller serveringstillstånd, eller avstängning från gymnasieundervisning.
Om inte alla uppgifter finns dokumenterade i ett ärende blir det dessutom omöjligt för någon annan än den ordinarie handläggaren att handlägga ett ärende, till exempel på grund av att den ordinarie är sjuk. Inte heller kan ärendet i efterhand granskas på ett korrekt sätt, till exempel efter en anmälan till Justitieombudsmannen, JO.
När du arbetar med ett ärende
Vissa ärenden är redan registrerade när du får dem för handläggning. I andra fall är det du som startar ärendet. Börja då med att be registrator att registrera ditt ärende. Om det är ett ärende som tillhör ett verksamhetsspecifikt system kan det vara du själv som har rätt att lägga upp ärendet. Alla relevanta handlingar ska registreras när de kommer in eller upprättas.
Ange ärendets diarienummer på den handling du skapar. När du är klar ska du mejla handlingen till registrator för diarieföring. Observera att även sådant arbetsmaterial som är av betydelse för ärendets avgörande ska överlämnas. Arbetsmaterial i form av tjänsteskrivelse och utredningar i ärendet ska registreras först när handlingarna är färdigställda. Innan ärendet avslutas måste det rensas. Läs mer här om att handläggarens ansvar.