Handläggarens ansvar

Som handläggare har du ett ansvar för att alla handlingar och all övrig dokumentation registreras och finns i ärendet.

Som handläggare är du ansvarig för att inkomna och upprättade handlingar registreras och att dessa överlämnas till registrator. Respektive handläggare är själv ansvarig för sina ärenden, att dessa blir korrekt hanterade och dokumenterade. Det är endast registrator som har rätt att avsluta ärenden. Detta ska göras i samråd med handläggaren.

Vad är ett ärende och när startar det?

Ett ärende börjar med att en handling kommer in till eller upprättas på förvaltningen och har sedan på något sätt en fortsättning. Det kan vara i form av ett svar, en utredning, ett internt projekt och eller någon sorts beslut. De flesta ärenden börjar med att till exempel en invånare eller företagare ansöker om något, till exempel bygglov, barnomsorg, miljötillstånd. Det kan också vara skrivelser eller remisser från myndigheter eller organisationer som staden ska svara på. Ett ärende kan också börja med att förvaltningen tar initiativ till att genomföra ett internt projekt eller att göra en utredning. Även nämnden kan ge uppdrag till sin förvaltning.

Även om ett ärende oftast börjar med en skrivelse kan det också börja med ett telefonsamtal. Det kan vara en förälder som anmäler mobbning av sitt barn. Det kan också vara en anonym anmälan om till exempel olovligt byggande. I denna typ av händelser måste den handläggare som tar emot anmälan göra en skriftlig tjänsteanteckning om detta och naturligtvis också bevaka frågan.

När du arbetar med ett ärende

Vissa ärenden är redan registrerade när du får dem för handläggning. I andra fall är det du som startar ärendet. Börja då med att be registrator att registrera ditt ärende. Om det är ett ärende som tillhör ett verksamhetsspecifikt system kan det vara du själv som har rätt att lägga upp ärendet. Alla relevanta handlingar ska registreras när de kommer in eller upprättas.

Ange ärendets diarienummer på den handling du skapar. När du är klar ska du mejla handlingen till registrator för diarieföring. Observera att även sådant arbetsmaterial som är av betydelse för ärendets avgörande ska överlämnas. Arbetsmaterial i form av tjänsteskrivelse och utredningar i ärendet ska registreras först när handlingarna är färdigställda. Innan ärendet avslutas måste det rensas.

Avsluta ärenden

Som handläggare ansvarar du själv för att ärendet avslutas och för att alla handlingar och anteckningar av betydelse finns i ärendet. När det gäller de ärenden som har en pappersakt med handlingar som ska sparas både på papper och digitalt ska pappershandlingarna förvaras hos registrator.

Det är alltid registrator som i diariet registrerar att ärendet är avslutat.

Du ska tala om för registrator vad som ska rensas i ärendet innan det avslutas. Rensa innebär att ta bort handlingar som inte är allmänna och inte ska arkiveras, exempelvis utkast, arbetsmaterial, anteckningar och kopior. Det innebär att ta bort sådana handlingar som inte har betydelse för ärendet. Tänk på att de handlingar som finns kvar när ärendet avslutas blir allmänna handlingar. De ska behandlas som ärendets övriga handlingar och kunna lämnas ut om någon begär att få ta del av handlingen. Tänk på att tjänsteanteckningar som är av betydelse för ärendet måste sparas.
Dokument som finns under fliken Uppgifter i systemet Ciceron och som inte har någon aktualitet för ärendet ska tas bort innan ärendet avslutas.

Gallra handlingar

Gallra handlingar innebär att ta bort och förstöra allmänna handlingar. Gallring av handlingar får endast ske enligt beslut av respektive nämnd. Vilka handlingar som ska gallras och när framgår av respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Vissa allmänna handlingar ska sparas för evigt, andra ska gallras efter en viss tid.