Anvisningar och rutiner

Fakturaadress och information om e-faktura

Kostnad för investering

Rutin för resultatöverföring
Blankett för ansökan om resultatöverföring

Kund- och orderregistrering i ERP

Riktlinjer och anvisningar för representation

Uppdaterade av kulturnämnden den 14 november 2024.

Representationsunderlag mall

Rutin för handläggning av kulturstöd (pdf)

Uppdaterades 2023-08-10

På HR-sidan för att beställa systembehörigheter hittar du information och blanketter för att beställa rätt behörigheter i HR-systemen till medarbetare. Ifylld blankett skickar du med internposten till KF:s HR-team på Södergatan 1.

På HR-sidan hittar du information om fackligt arbete. Delaktighet och facklig samverkan

På stadens HR-sida finns information om friskvårdsbidraget.

Alla anställda i Helsingborgs stad kan få ersättning för kostnader för motion och friskvård. Som mest kan du få 3 000 kronor per år. Är du inte anställd ett helt kalenderår får du ersättning med en tolftedel av 3 000 kronor för varje månad som du är anställd. Du som är timavlönad (timanställd) får ersättning med en tolftedel av 3 000 kronor för varje månad som du är i arbete.

Via länken ovan finns information om friskvård, vad det gäller för och hur man gör med kvitton etc.

Information om kontaktuppgifter och anhöriginformation registreras i självservice P. Via följande länk kommer du till HR- service centers manual för registrering av personuppgifter som rör dig och dina anhöriga. Mina uppgifter | HR-servicecenter

Manualer för hur du som arbetar på kulturförvaltningen ska använda Medvind och var du kan vända dig för hjälp:

Om medvind inkl. rollfördelning

Manual för dig som är anställd

Manual för dig som är timanställd

Manual Förskjuten arbetstid

Manual Intjänad inlöst övertid

Manual Uppgiftsplanering Medvind

Manual dygn- och veckovila

Manual uppgiftsplanering uppgifter-bokning av extrapass

Du som är månads- eller timanställd vid kulturförvaltningen är berättigad till ett personalkort som ger dig fritt inträde till våra verksamheter. Kortet gäller för en person och berättigar till fri entré till Dunkers kulturhus, Kärnan och Fredriksdal. Kortet visas upp vid entrén.

• Kortet är personligt och endast giltigt med innehavarens foto och namnteckning.
• Kortet gäller ej vid konserter, föreställningar och annan programverksamhet.
• Kortet gäller ej heller vid upplåtelse till externa arrangörer

Finemang! Vad behöver jag göra?

Har du redan ett kort sedan tidigare behöver du bara få en klisterlapp med det nya året på, läs mer nedan.

För att kunna få ditt personalkort behöver du ha med dig ett nytaget och välliknande fotografi i passfotostorlek. Sedan får du kortet direkt i hand efter påskrift och laminering.

Kortet ska uppdateras vid varje årsskifte med ett nytt klistermärke. Detta klistermärke delas ut på dessa platser:

Arbetsplats Dunkers kulturhus:
Dunkers entré

Arbetsplats Kulturmagasinet, Kärnan och Fredriksdal:
Kulturmagasinets reception

Arbetsplatserna Helsingborgs bibliotek:
Weronica Richard Eliasson, Stadsbiblioteket

Arbetsplats Konsul Perssons Villa:
Cathrine Bissmarck

 

Förvaltningens Rutin vid anställning och rekrytering reviderad 250701 hittar du via länken.

Längst ner på HR-sidans förstasida angående rekrytering hittar du kompletterande material anpassat för kulturförvaltningen.

På intranätet finns kompletterande information om belastningsregister vid arbete med barn och unga.

Att rekrytera: Utdrag ur belastningsregistret för personer som ska arbeta med barn | (helsingborg.se)

Rutin för begäran om registerutdrag från belastningsregistret och skuldfrihetsintyg Reviderad 240409

Information om hur du avslutar en säsongsanställning finns i kulturförvaltningens rutin för avslut av säsongsanställningar.

Informationen på denna sida är under uppdatering. Vi kommer att lägga upp nya instruktioner om uppdragstagare inom kort.

 

Information och vägledning om att anlita uppdragstagare

Avtal för att anlita uppdragstagare

Här hittar du förvaltningens årshjul för den förvaltningsövergripande samverkan. Varje verksamhet har ett motsvarande årshjul för lokal samverkansgrupp.

Årshjul FSG 2025

Information angående behörigheter i HR-system och om att tillfälligt förordna ställföreträdande chef.

En ny blankett för ställföreträdande chef är under framtagande och kommer att uppdateras med inom kort.

Kulturförvaltningen strävar efter att erbjuda arbetstagare en anställning utifrån principen heltid som norm. Möjligheterna till heltid påverkas av verksamhetens olika förutsättningar och behov. Arbetstagaren har då möjlighet att önska en förhöjd sysselsättningsgrad/annan anställningsform hos arbetsgivaren. Vi kan dock inte lämna någon garanti för att ditt önskemål om högre sysselsättningsgrad kan uppfyllas. Du hittar kulturförvaltningens blankett för detta på HR-sidan.

Här finner du förvaltningens Rutin för ökad sysselsättningsgrad

Rutin för inrikes och utrikes resor hittar du på HR-sidan.

Frågor gällande PersonecP och reseräkning hänvisas till HR Service Center.

Dokumentet Samordningsprinciper syftar till att utgöra en så heltäckande översikt som möjligt över de olika områdena i samordningsuppdraget för Dunkers kulturhus som verksamheten Helsingborgs konsthall och Dunkers scener har. Som komplement finns ett antal dokument där viktiga riktlinjer förtydligas ytterligare.

Samordningsprinciper för verksamheterna i Dunkers kulturhus ud-2025-03-21

Arrangemangsvärdar

Atriet

Riktlinjer för biljetthantering för arrangemang i Dunkers kulturhus.

Biljetthantering

boka-bil-och-elcykel

Entréshop på Dunkers kulturhus

För att säkerställa rutinerna vid fotografering på Dunkers kulturhus, har detta dokument tagits fram.

Fotografering

Fribiljetter till personal

Miljöpolicy

Mötesrum och publika lokaler

Parkering vid transporthissen

Personalrummet på Dunkers kulturhus

Studiebesök på Dunkers kulturhus

Organisationsskiss

När du ska vara ledig är det några saker du bör tänka på.
Här nedan hittar du en komihåg-lista.

Fakturahantering/Ersättare

Varför ska ersättare  utses?

• Så att fakturan kan behandlas i rätt tid och period
• Du som chef ska kunna följa upp det ekonomiska utfallet.

När behövs det en ersättare?

• När mottagnings- eller beslutsattestant är frånvarande
• Alla användare går in i ekonomisystemet och anger vem hens ersättare är under frånvaroperioden
• Finns inte ersättaren valbar så kontakta ekonomiavdelningen.kf@helsingborg.se

Medvind – medarbetare

Godkänn dina tider i Medvind innan du går på ledighet.
Tänk på att godkänna tiderna ända fram tills du kommer tillbaka till jobbet igen.
Innan du godkänner ska du kontrollera att:

• Att all ledighet och frånvaro är inlagd och att din chef beviljat det som behövs
• Att ev övertid är godkänd av din chef
• Att dina arbetstider är rätt inskrivna och stämmer med hur du arbetat
• Att ”allt” är inlagt

Tidplan för godkännande och attest i Medvind för innevarande år hittar du under Viktiga datum på HR-sidan.

Medvind – chef

• Kontrollera om det finns några ledighetsansökningar eller någon övertid att ta ställning till.
• Om dina medarbetare har hunnit godkänna sina tider innan du går på ledighet, kontrollera och attestera tiderna. I de fall tiderna ännu inte är godkända, tala med din ersättare och be hen hantera attesterna under din frånvaro.

Tidplan för godkännande och attest i Medvind för innevarande år hittar du under Viktiga datum på HR-sidan.

Självservice P – reseersättning

Om du har någon reseräkning för tiden innan din ledighet, lägg in den i Självservice P nu.

Koppla telefonen

I appen One X växel kan du ändra din status, hänvisningskoppla och hantera dina meddelanden.

Lägg in ombud för e-post och ett autosvar till e-posten, ta hand om papperspost 

Allmänna handlingar är offentliga.
Det gäller även en stor del av din e-post. Därför har du skyldighet att se till att eventuella svar och registrering av post sker medan du är borta.
Inkommande e-post måste öppnas och behandlas varje dag.
Tänk även på att din papperspost inte får bli liggande ohanterad under din ledighet utan se till att någon annan hanterar den.

Kom därför ihåg att:

• Lägga in frånvaromeddelande
  Det är viktigt att du lägger frånvaromeddelande i Outlook inför längre ledighet så att avsändaren får ett automatiskt svar som talar om när du kommer tillbaka.
• Välj ombud för e-post
  Du ska också utse en kollega som ombud i Outlook. När du registrerar ombudet väljer du själv vilka rättigheter personen ska ha. Det räcker i regel att vara granskare. Om något brev måste till diariet kan man ge en utskrift till registratorn. Ombudet ska i första hand vara någon på din egen avdelning.
  Funktionen OMBUD hittar du under Arkiv/Kontoinställningar.

Här kan du läsa stadens regler för e-post.

Riktlinjer för uthyrning av kulturförvaltningens lokaler

Kulturförvaltningen finansieras till betydande del av intäkter från entréavgifter. Kulturförvaltningen är därför restriktiv med gåvor i form av fribiljetter samt fria och rabatterade Kulturkort. Anvisningen gäller för samtliga av kulturförvaltningens verksamheter.

Läs anvisningen (pdf) 

Här finns den tillhörande blanketten för fria eller rabatterade Kulturkort

Offentlig konst är ett av våra mest demokratiska och tillgängliga kulturuttryck som ger alla människor möjlighet att möta konst. Den offentliga konsten utgör en del av vårt framtida kulturarv och speglar sin tid. Arbetet med konst i det offentliga rummet i hela Helsingborg ska bidra till att uppfylla stadens visioner där kulturen är utmanande och viktig, har ett starkt egenvärde och gör skillnad i människors vardag.

Denna rutin beskriver processledning av nya konstnärliga gestaltningsprojekt som beställs av Helsingborgs stad.

Rutin vid tillkomst av ny offentlig konst (pdf)

Rutin utbildning/kompetenshöjande insatser vid händelse av väpnat våld