Planering

Om ni inte redan gjort det under förstudiefasen behöver ni analysera projektets nuläge och kartlägga projektets intressenter nu.

Öppna mall – SWOT-analys (docx, 397 KB)

Öppna mall – Intressentanalys (docx, 424 KB)

Formulera projektets leveransmål och effektmål. Om detta gjordes i förstudien kan det vara bra att se över dessa och se om något mål behöver förändras.

Leveransmål

Leveransmål beskriver vad projektet ska leverera. Det vill säga vad projektet ska uppnå vid en i förväg bestämd tidpunkt.

Leveransmål ligger till grund för att genomföra projektet och det är viktigt att stämma av med projektägaren. Hur leveransmålet är formulerat är viktigt för att alla intressenters förväntningar ska vara på rätt nivå. Projektledare ska exempelvis ha samma bild av leveransmål som projektägaren, kunden, användaren eller projektdeltagarna. Det är viktigt att alla eventuella oenigheter gällande vad ett projekt förväntas leverera reds ut innan projektet går in i genomförandefasen.

Leveransmål ska vara konkreta och tydliga. Exempel:

• Etablera en ny webbshop innan årsskiftet där medarbetarna kan beställa teknisk utrustning.
• Utveckla den digitala arbetsplatsen och vår IT-miljö genom att införa M365 och Teams.

Ibland behöver huvudmålet brytas ned i delmål/milstolpar. Ett sätt att kontrollera om delmålen är rätt utformade är att ställa frågan; om alla dessa delmål uppnås, nås då även huvudmålet?

 

Effektmål

Ett effektmål beskriver vilken effekt som vi vill uppnå och för vem.

Var så specifika som möjligt när ni anger effektmål. Det ska vara möjligt att följa upp effektmålen. Fokusera på de 1-3 konkreta effekter som projektet ska leda till.

I effektmålet anger ni effekten för en viss tidpunkt – det som är ert mål med projektet – även om effekten kan vara mindre eller större före och efter denna tidpunkt.

Om ni räknar med olika resultat för olika år, till exempel ett succesivt förbättrat resultat, kan ni ange effekten för respektive år.

Exempel på effektmål:

• Andelen barn i målgruppen som rör sig (måttligt ansträngande fysisk aktivitet) minst 60 minuter om dagen, fem dagar i veckan, ska uppgå till minst 80 procent ett år efter avslutad insats
• Minska stadens skadekostnad för glaskross och klotter med 500 tkr 2022 jämfört med 2021

Ett förändringsarbete förutsätter kunskap om den nuvarande situationen. Det vill säga vi behöver veta hur nuläget ser ut och varför det ser ut så och vad det är vi vill utveckla eller förändra. Beskriv nuläget som effektmålet utgår ifrån.

Effekter av ett projekt uppstår i användandet. Ansvaret för att ett projekt leder till avsedd effekt ligger hos chefer och medarbetare i den verksamhet som ska förverkliga förändringen, till exempel tillämpa ett nytt arbetssätt eller använda ett nytt systemstöd. Ange den eller de personalgrupper som ska hämta hem effekterna.

Finns det förväntade kostnader eller positiva ekonomiska effekter för den verksamhet som projektet riktar sig till när projektet är implementerat? Har projektet ekonomiska effektmål för verksamheten?

Ta stöd av mallen nedan för att sammanställa och räkna fram ekonomisk nettoeffekt.

Öppna mall – Förväntade kostnader och ekonomiska effekter (xlsx, 44 KB)

Planera projektets ekonomi och gör en kvalitetsprioritering mellan tid, resurser och kvalitet.

Öppna mall – Projektbudget (xlsx, 40 KB)

Öppna mall – Kvalitetsprioritering (docx, 394 KB)

Tänk noga igenom hur projektet ska organiseras och bemannas. Se till att personer med värdefull kompetens involveras i projektet och att ansvarsfördelningen är tydlig.

Läs mer om roller och ansvarsområden i ett projekt.

Planera hur och när ni ska kommunicera projektet med dess målgrupper/intressenter.

Öppna mall – Kommunikationsplan (docx, 403 KB)

Att hantera risker är en viktig del i ett projekt. Riskhantering handlar om att identifiera händelser eller situationer som riskerar att påverka projektet i en negativ riktning, för att sedan planera arbetet så att effekten av dessa risker blir så små som möjligt eller inga alls.

Öppna mall – Riskanalys/-hantering (docx, 400 KB)

För att få en tydlig överblick över projektets aktiviteter och när de ska utföras ska ni göra en tidsplan. Ibland kan det vara svårt att göra en tidsplan redan i den här fasen men gör den ändå så tydlig som möjligt och uppdatera den ofta. Ett sätt att tidsplanera är att göra ett Ganttschema.

Öppna mall – Tidsplan, ganttschema (xlsx, 17 KB)

Planera hur projektet ska utvärderas, både under projektets gång och vid avslutning av projektet. Vad ska utvärderas, när, för vem, varför, hur och av vem?

Öppna mall – Utvärdering PMI/Ö/L (docx, 401 KB)

Sammanställ alla de olika delarna i planeringen till en projektplan och förbered styrgruppens beslutsunderlag. Projektplanen ligger till grund för styrgruppens beslut att godkänna eller revidera projektplanen. Detta är beslutspunkt nummer 3 (BP3) i projektmodellen.

Öppna mall – Projektplan (docx, 80 KB)