Använda samtyckesavtal eller inte?

Dataskyddsförordningen, GDPR, innebär att vi inte behöver ta skriftligt samtycke när vi publicerar på sociala medier och webbplatser eller när vi fotograferar kollegor i deras roll som anställda. Är bilden eller filmen tänkt att användas i flera olika sammanhang ska vi dock ta ett skriftligt samtycke.

Dataskyddsförordningen gäller i hela EU och innebär stärkta rättigheter för den enskilde när det gäller hur företag, myndigheter och organisationer hanterar personens data. Läs mer om dataskyddsförordningen på Datainspektionens webbplats.

Dataskyddsförordningen har stora likheter med den lag den ersatte, personuppgiftslagen, PUL, men det finns också många skillnader.

Då krävs ett skriftligt samtycke

Vi ska ha skriftliga samtycken för bilder och filmer som innehåller identifierbara människor och som vi vill kunna använda i många olika sammanhang, exempelvis för bilder vi lägger in i den stadsgemensamma mediebanken. Om vi använt oss av skriftligt samtycke för att få använda en bild eller en film måste vi, om så efterfrågas, kunna visa upp samtycket. Den som är med på bild kan ångra sig och dra tillbaka sitt samtycke och i så fall måste vi sluta använda bilden. Vi bör generellt inte använda samtycke som grund när vi fotograferrar anställda, läs mer nedan.

Här finns stadens samtyckesavtal.

Publicering i sociala medier kräver inte samtycke

När vi publicerar bild, film och ljud som innehåller personuppgifter på sociala medier och webbplatser, gör vi en personuppgiftsbehandling. Det är tillåtet om publiceringen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse enligt dataskyddsförordningen artikel 6, läs mer på Datainspektionens webbplats. Kommunen anser sig ha stöd i kommunallagen för att informera om sina verksamheter på webbplatser och i sociala medier. Personuppgiftsbehandling kan då grunda sig på den lagliga grunden ”allmänt intresse”.

Detta betyder att vi inte behöver ta skriftliga samtycken för att publicera i dessa kanaler. Vi bör dock alltid fråga personen vi fotograferar eller filmar om lov. Om en person hör av sig och vill att vi ska ta bort en bild hen är med på, ska vi göra det.

Jobbar du med sociala medier, läs då gärna våra rutiner för sociala medier.

Bilder på anställda kräver oftast inte samtycke

Samtycke är ofta inte lämpligt att använda som rättslig grund när det gäller publicering av personuppgifter som rör anställda i staden. Det kan vara svårt att visa att ett samtycke är frivilligt, eftersom anställda står i beroendeställning till arbetsgivaren. En annan rättslig grund bör därför användas för sådan behandling av personuppgifter.

Vi kan publicera uppgifter på intranätet om anställdas namn, bild, befattning, telefonnummer, e-postadress och liknande uppgifter som har anknytning till arbetet. Publiceringen kan då grunda sig på det anställningsavtal som finns mellan arbetsgivaren och den anställde. Publiceringen behövs för att personer i organisationen ska kunna kontakta varandra för att utföra sina arbetsuppgifter.

Om syftet med publiceringen är att informera om vår verksamhet och en anställd själv vill synas i stadens olika kanaler för detta ändamål, kan publiceringen grunda sig på ett allmänt intresse, precis som publicering i sociala medier.

Om den anställde inte avbildas i sin roll som anställd utan i sin roll som invånare, exempelvis promenerandes i staden, bör vi ta ett skriftligt samtycke.