Organisationsförändring 2024

Vad har skett efter att intresseanmälningarna kommit in?
Efter intresseanmälningarna så skedde faktainsamlingen. Det har skett med input från chef, fackliga organisationer (för chefstjänster), HR samt ekonomi. Det har även samlats in ytterligare fakta där det har behövts.

Vad var syftet med matchningen?
Syftet med matchningen är att se till helheten för socialförvaltningen och vad som behövs i den nya organisationen.

Hur många intresseanmälningar kom in?
Totalt kom det in intresseanmälningar från 92 medarbetare till ett drygt 60 tal vakanta tjänster. Det innebär att det inte fanns utrymme att tillgodose allas önskemål i matchningsprocessen.

Vad blev resultatet av matchningen?
Resultatet av matchningen var uppe på samverkan den 21 maj. Arbetsgivare och de fackliga organisationerna kom fram till att processen kunde fortsätta och att arbetsgivaren kan gå vidare med erbjudande om vakant tjänst, till största delen. Ett extra samverkanstillfälle är inplanerad till nästa vecka för att hantera de sista pusselbitarna.

Resultatet kommer inte publiceras med respekt för de inblandade, utan dialog och information behöver ske i samtal med respektive medarbetare i socialförvaltningen som lämnat in intresseanmälan.

När kommer samtalen om erbjudandena om de vakanta tjänsterna att hållas?
Samtalen kommer påbörjas den 27 maj och kommer hållas av verksamhetscheferna i den nya organisationen samt av kvalitetschefen. Med tanke på antalet som ska erhålla erbjudande så kommer processen troligen ta cirka två veckor.

Är alla vakanta tjänster tillsatta?
Alla vakanta tjänster är inte tillsatta. Det beror på en kombination av inkomna intresseanmälningar samt matchningen mot kravprofilen som inte uppfylls.

Vad kommer hända med de vakanta tjänsterna som inte är tillsatta?
Efter samtalen är genomförda med de som lämnat in intresseanmälan kommer sedvanlig rekryteringsprocess inledas för de vakanta tjänster som inte är tillsatta.

Från och med när kommer den nya organisationen att gälla? 
Planen i dagsläget är att den nya organisationen ska träda i kraft till hösten. Exakt datum är ännu inte klart då det är många saker som behöver falla på plats. Frågan kommer att tas upp för dialog och beslut på samverkan på juni för att fastställa ett startdatum.

Varför tar processen tid, vi har redan gjort formeringsresan? 
Formeringsresan har visat hur vi vill arbeta inom socialförvaltningen för att gå mot sociala tjänster, men vägen dit kräver flera steg. För oss är det viktigt att processen får ta den tid som den behöver med respekt för alla inblandade. Vilket innebär att vi vill arbeta i dialog och samverkan med de fackliga organisationerna innan beslut fattas. Samt att politiken får möjlighet att fatta beslut inom de områden som de ansvarar för.

Kan tidplanen förändras? 
Tidplanen kan förändras beroende och delarna inom den beroende på processen. Detta för de beslut som tas ska vara så välgrundade som möjligt. Samt att dialog och samverkan är viktiga beståndsdelar i detta.

När beslutas det om den nya organisationen? 
Den nya organisationen beslutas om början på våren. Detta efter att det förslag som har varit ute hos dig och dina kollegor i organisationen och SWOT-analyserna som ni har gjorts har analyserats och eventuella justeringar har gjorts. Beslut sker först efter den formella gången har skett i dialog och samverkan med de fackliga organisationerna.

Kommer intresseanmälningarna att publiceras?
Resultatet vem som har accepterat erbjudandet om vakant tjänst kommer kommuniceras ut när vi är framme i det steget av processen.

De intresseanmälningar som kommer in, kommer inte publiceras. Det är internt arbetsmaterial i denna process med organisationsförändringen. Detta med omtanke och respekt för våra kollegor inom socialförvaltningen.

När får jag reda på vilket område/del jag kommer tillhöra? 
Det ser lite olika ut beroende var i organisationen du jobbar och hur organisationen kommer bli som beslutas om. Vissa delar så som exempelvis boenden kommer inte att förändras mycket, medan i myndighet kommer innebära förändring enligt det förslag som visats på APT. Exakt hur och vad kan vi inte svara på idag, då processen behöver ha sin gång.

Kommer jag behöva flytta rent fysiskt? 
Det beror på var du jobbar idag. Jobbar du inom myndighet kommer det troligtvis innebära någon form av flytt, men exakt hur och vad kan vi inte svara på än då organisationen inte är beslutad.

Kommer mitt uppdrag att förändras? 
De flesta kommer att fortsätta jobba med motsvarande frågor. Förändringen påverkar framförallt om att skapa förutsättningar för att bättre att driva och utveckla våra tjänster mot stadens invånare.

Hur ser matchningsprocessen ut till de nya tjänsterna som teamledare och enhetschef?
Du som medarbetare har möjlighet att lämna in intresseanmälan till de vakanta tjänsterna och rangordna ditt val efter intresse. Du kommer innan du gör ditt val kunna läsa på intranätet vad de olika tjänsterna innebär och kravprofilerna de kommer matchas mot. Administrationen av intresseanmälningar sker av HR.

Vilka kriterier ligger som grund för matchningen av teamledare och enhetschef?
Utifrån intresseanmälningarna sker matchning efter rangordning i kombination med uppfyllelse av kravprofilen till de vakanta tjänsterna. Matchning sker både mot formella krav och den kunskap som finns i organisationen om berörda medarbetare. Exempel är den kunskap som finns hos nuvarande chef, genom stödfunktioner som ekonomi, HR och kvalitet, input från fackliga organisationer, genom annan fakta som medarbetarundersökningar etc.  Dialog sker med berörda medarbetare om intresseanmälan för att åstadkomma den bästa matchningen, både för socialförvaltningen och medarbetaren.

Vem beslutar om erbjudandet av tjänsterna som teamledare och enhetschef?
Dialogen och matchningen sker av verksamheterna med stöd av HR. Där kommer de nya verksamhetscheferna vara delaktiga i beslutsprocessen. För chefstjänster är även de fackliga organisationerna en del av matchningsprocessen

När vet jag vem som blir min chef? 
Planen är i dagsläget är att vi ska ha tillsatt alla chefstjänster i den nya organisationen i juni.

Vilka möjligheter har jag att själv välja var jag hamnar i den nya organisationen? 
Vi kommer att ta in intresseanmälningar på de vakanta tjänsterna. Sedan kommer vi matcha kompetensen mot den kravprofil som finns. Detta enligt liknande förfarande som vid rekrytering.

Hur ser tidsplanen framåt ut? 
Du kan ta del av tidsplanen längre upp på den här sidan i högerspalten.

Var kan jag lämna in feedback på organisationsförslaget? 
Det gör du genom SWOT-en som genomförs nu och inom den ordinarie samverkan så som APT löpande under processens gång.

Vem leder arbetet med den nya organisationen? 
Jessica Granquist är processledare för organisationsförändringen.

Hur sker beslutsfattande i en organisationsförändring? Och varför står det förslag och eventuellt exempelvis?
Vissa frågor som socialförvaltningen beslutar om ska de fackliga organisationerna ha möjlighet genom dialog att komma med input innan beslut fattas. Det är grunden i MBL (Lag om medbestämmande i arbetslivet). Detta görs i det dagliga arbetet främst genom samverkansavtalet som finns i Helsingborgs stad. Syftet är att öka kvaliteten på besluten innan de fattas för att få med så många aspekter som möjligt. Innan beslut är hanterade enligt MBL så uttrycks det oftast som socialförvaltningens förslag och beslut kan fattas först därefter av socialförvaltningen. Det är därför det står på olika delar i organisationsförändringen ord som förslag och eventuellt med mera, för att frågan inte är beslutad om än.

Den nya organisationen har färre antal chefer än den befintliga, vad innebär det? 
Det innebär att vi omvandlar ett chefsled och satsar på att öka på det vardagsnära ledarskapet i form av teamledare. Som det ser ut nu har vi cirka 45 chefer och enligt förslaget till ny organisation finns det 33 chefer, som kompletteras med cirka 20 operativa teamledare som coachar och stöttar upp ytterligare i det dagliga arbetet.

Hur många medarbetare har teamledare ansvar för?  
Det ser olika ut per uppdrag. Framförallt gäller det första och andra linjen där teamledare finns enligt organisationsförslaget. Vilket innebär 6-8 medarbetare per teamledare.

Varför tar vi bort åldersindelade team i den nya organisationen? 
Formeringsresan innebar att socialförvaltningen ska gå från socialtjänst till sociala tjänster. Teamen som arbetar mot stadens invånare behöver kunna ta hand om behoven oavsett ålder. Teamet består av olika specialistkompetenser med fokus att dra nytta av varandes kompetenser och ha varandra nära tillhands för problemlösning och effektiv hantering. Detta ska främja lärande, kunskapsspridning och bygga relationer. Sammansättningen utgår från stadens invånares behov.

Hur gör vi med de delar av organisationen som servar fler kommuner inom familjen Helsingborg? 
Uppdragen kommer vara detsamma och påverkas inte av organisationsförändringen.

Hur många medarbetare hamnar i respektive team (exempelvis boende)? 
Boendena kommer inte att förändras särskilt mycket enligt organisationsförslaget. De andra delarna varierar beroende på uppdrag och mer information kommer till våren.

När befintliga verksamheter delas upp behöver medarbetare då söka om sina tjänster? 
Nej, ingen medarbetare behöver söka om sin tjänst. Det kommer att uppstå vakanta tjänster och dessa är det möjligt att lämna in en intresseanmälan till. Mer information kommer senare i vår när beslut tagits om organisationsförändringen.

Hur många medarbetare kommer en chef ha? 
Det varierar beroende på uppdrag och den organisation som beslutas.

Vilka kompetenskrav kommer finnas till de olika tjänsterna så som enhetschef och teamledare? 
Inom kort kommer verksamheterna med stöd av HR och tillsammans med de fackliga organisationerna ta fram förslag på kravprofiler till tjänsterna. Förhoppningen är att de är klara i mars.

Kommer chefstjänsterna att utlysas? 
Verksamhetscheferna har utlysts. För enhetschefer, teamledare och övriga vakanta tjänster kommer vi att jobba med intresseanmälan. Planen är att i månadsskiftet april/maj kommer det vara möjligt att lämna in sin intresseanmälan.

När får jag veta vem som blir verksamhetschef? 
Inledande intervjuer sker i slutet på januari och planen är att beslut ska ha fattats innan mars månads utgång.

När kan det vara klart med enhetscheferna och teamledarna, vem kan vara aktuell för tjänsterna? 
I juni kommer de vara klart vilka som erbjuds tjänsterna. Vi arbetar kompetensbaserat där vi ser till att rätt kompetens matchas mot de vakanta tjänsterna, precis som när vi arbetar med rekrytering i övrigt. Allas kompetens är viktigt för socialförvaltningen och att det matchas mot rätt person i syfte att ge rätt förutsättningar för individ och organisation. Det kommer finnas möjlighet att lämna in intresseanmälan till de vakanta tjänsterna.

Hur påverkas min lön om jag får en ny tjänst?
Utgångsläget är att lön och anställningsvillkor inte försämras i anslutning till organisationsförändringen. Erbjuds du en tjänst med mer ansvar och befogenhet än vad du har idag kommer din lön att justeras till en högre lön för att ligga på rätt nivå. Skulle du erbjudas en tjänst med mindre ansvar och befogenheter än vad du har idag är principen att du behåller din lön. Om det skulle uppstå något fall där en förändring behöver göras i lön som innebär en försämring hanteras det i enlighet med vad som framgår av huvudöverenskommelserna med de fackliga organisationerna.

Hur påverkas min lön i kommande löneöversyner om jag får en ny tjänst?
I löneöversynerna arbetar vi efter Helsingborgs stads princip att du som medarbetare är lönesatt efter ditt uppdrag. Det innebär att vi ser till hela din lön i förhållande till uppdraget. Du kan läsa mer om lönesättning här Så sätts din lön | (helsingborg.se).

Saknar du en fråga? Maila kommunikation.sof@helsingborg.se så ska vi försöka besvara den.

Här kan du läsa kort info från samverkan. Vill du läsa protokollen så hittar du de här.

2024-06-18: Tisdagen den 18 juni var det samverkan och den 20 juni var det ledarforum i socialförvaltningen. Nu är vi framme i organisationsförändringen där alla har fått erbjudande om vakanta tjänster och konstaterar att närapå samtliga har tackat ja till erbjudandet.

När vi har summerat intresseanmälningarna har drygt 3 av 4 som blivit erbjudna en vakant tjänst fått sitt förstahandsval. Några tjänster är vakanta då det inte fanns en matchning och det pågår ett rekryteringsarbete för att arbeta med de vakanserna. Hjälp gärna till att tipsa om lediga tjänster vi har i dina nätverk.

Från den 1 oktober kommer du finna dina kollegor i sina nya roller. Du kan ta del av hela presentationen som visades på ledarforum 20 juni.

Det var 92 medarbetare som lämnade intresseanmälan, det innebar att vi fick säga nej till drygt 30 kollegor att just nu kunde vi inte ge möjligheten att växa i en ny roll inom förvaltningen, just nu. Till dessa och till alla medarbetare inom socialförvaltningen vill vi säga att vi uppskattar ert bidrag till förvaltningen. Och uppmuntra er alla att i era medarbetarsamtal ta upp dina karriärmål så att vi tillsammans kan hjälpas åt att hitta vägar dit.

Vad kommer hända nu inför den 1 oktober?
Inför den 1 oktober kommer bland annat följande att hända. Riskbedömningar kommer genomföras i enheterna där det exempelvis blir nya teamkonstellationer, ändrade arbetsuppgifter, utökat arbetsinnehåll eller byte av lokaler och arbetsplatser. För de medarbetare som har får en ny tjänst kommer det att skrivas nya anställningsavtal som gäller från den 1 oktober.

Våra olika IT-system kommer förberedas för att hantera den nya organisationen så långt det går. Trots detta kommer det finnas en övergångsperiod under hösten innan allt fungerat optimalt.

2024-06-04: Den 4 juni var det samverkan på socialförvaltningen. På agendan stod bland annat nulägesstatus i erbjudandet av de vakanta tjänsterna där verksamhetscheferna återrapporterade om hur processen fortskrider. Startdatum för den nya organisationen kommunicerades ut det är den 1 oktober. Innan den nya organisationen träder i kraft kommer det ska riskbedömningar i verksamheten exempelvis där det blir nya teamsammansättningar. Detta kommer göras av de som blir chefer i den nya organisationen tillsammans med arbetsmiljöombud och medarbetare.

Det informerades att den staben i den nya organisationen fått i uppdrag av Förvaltningsledningsgruppen att ta fram hur organisationsförändringen ska utvärderas. Samt att HR-chef och ekonomichef fått i uppdrag att se över hur det kan skapas ett enhetligt arbetssätt för HR, ekonomi och chef hur vi arbetar med personalbudget så att vi talar samma språk.

Utöver det gick förslaget på arbetsinstruktion och delegationsordning genom så att de fackliga organisationerna fick göra medskick till socialnämnden innan den politiska processen tar vid

2024-05-21: Den 21 maj var det samverkan på socialförvaltningen. På agendan stod bland annat resultatet av matchningen till de vakanta tjänsterna, dialog om start av den nya organisationen samt verksamhetsutvecklare inom Myndighet. Utgångspunkten i matchningen baseras på de val som gjorts i intresseanmälningarna. Vissa vakanta tjänster är det fler som lämnat intresseanmälan till och andra färre.

Matchning till de vakanta tjänsterna
Hur var fördelningen över intresseanmälningarna som kom in?

Fördelningen av intresseanmälningarna ser du på nedanstående bilder.

Vad skedde efter att intresseanmälningarna kommit in?

Efter intresseanmälningarna så skedde faktainsamlingen. Det har skett med input från chef, fackliga organisationer (för chefstjänster), HR samt ekonomi. Det har även samlats in ytterligare fakta där det har behövts.

Vad var syftet med matchningen?

Syftet med matchningen är att se till helheten för socialförvaltningen och vad som behövs i den nya organisationen.

Hur många intresseanmälningar kom in?

Totalt kom det in intresseanmälningar från 92 medarbetare till ett drygt 60 tal vakanta tjänster. Det innebär att det inte fanns utrymme att tillgodose allas önskemål i matchningsprocessen.

Vad blev resultatet av matchningen?

Resultatet av matchningen var uppe på samverkan den 21 maj. Arbetsgivare och de fackliga organisationerna kom fram till att processen kunde fortsätta och att arbetsgivaren kan gå vidare med erbjudande om vakant tjänst, till största delen. Ett extra samverkanstillfälle är inplanerad till nästa vecka för att hantera de sista pusselbitarna.

Resultatet kommer inte publiceras med respekt för de inblandade, utan dialog och information behöver ske i samtal med respektive medarbetare i socialförvaltningen som lämnat in intresseanmälan.

När kommer samtalen om erbjudandena om de vakanta tjänsterna att hållas?

Samtalen kommer påbörjas den 27 maj och kommer hållas av verksamhetscheferna i den nya organisationen samt av kvalitetschefen. Med tanke på antalet som ska erhålla erbjudande så kommer processen troligen ta cirka två veckor.

När kommer samtalen ske med de som inte blir erbjudna en vakant tjänst?

När erbjudande om de vakanta tjänsterna är genomförda kommer samtal tas med de medarbetare som har lämnat intresse för de vakanta tjänsterna men inte kommer få ett erbjudande. Socialförvaltningen ser det positivt med allt engagemang och att våra medarbetare vill växa inom vår organisation och samtalen är ett sätt att se hur vi kan hjälpa dig att nå dina mål framgent.

Är alla vakanta tjänster tillsatta?

Alla vakanta tjänster är inte tillsatta. Det beror på en kombination av inkomna intresseanmälningar samt matchningen mot kravprofilen som inte uppfylls.

Vad kommer hända med de vakanta tjänsterna som inte är tillsatta?

Efter samtalen är genomförda med de som lämnat in intresseanmälan kommer sedvanlig rekryteringsprocess inledas för de vakanta tjänster som inte är tillsatta.

Start av den nya organisationen
Det var uppe för dialog om starten av den nya organisationen. Det är många saker som behöver falla på plats innan ett exakt startdatum kan fastställas. Frågan kommer att tas upp för dialog och beslut på samverkan på juni för att fastställa ett startdatum.

Verksamhetsutvecklare
I och med den nya organisationen och bildandet av verksamhetsområde myndighet har behovet i det verksamhetsområdet setts över. Det sker en utökning genom att en tjänst som verksamhetsutvecklare tillkommer. Verksamhetsutvecklarens arbetsuppgifter och främsta uppdrag är att skapa en enhetlig myndighet, vilket innebär bland annat att kvalitetssäkra myndighetsutövning oaktad målgrupp. Inom kort kommer en intern annons att publiceras då denna tjänst vänder sig till de som redan är anställda inom socialförvaltningen.

2024-04-23 var det samverkan på socialförvaltningen. På agendan stod befattningar, kravprofiler samt uppdragsbeskrivningar för de vakanta tjänsterna i organisationsförändringen. Vissa befattningar har tillkommit och för vissa befattningar har kravprofilerna ändrats från tidigare krav. Det är viktigt att komma ihåg i denna organisationsförändring att vi alla behövs i socialförvaltningen, detta för att kunna nå framgång tillsammans.

De befattningar som är vakanta i organisationsförändringen är följande:

• Administratör
• Enhetschef Andra linjen / Myndighet + Familjerätt och familjefrid
• Enhetschef Boende
• Enhetschef Första Linjen / Insatser och service
• Nämndsekreterare
• Systemförvaltare
• Teamledare Andra linjen / Myndighet + Familjerätt och familjefrid
• Teamledare Boende
• Teamledare Första Linjen / Insatser och service
• Teamledare operativ
• Utredare
• Verksamhetscontroller
• Verksamhetskoordinator

Du kan läsa mer om uppdragsbeskrivningarna till de vakanta tjänsterna här.

Det innebär att intresseanmälan öppnats och du som är tillsvidareanställd har möjlighet att lämna intresse för en eller flera vakant tjänst. Det är viktigt både i denna organisationsförändring och på sikt för socialförvaltningens kompetensförsörjning att du som är intresserad av en annan roll gör din intresseanmälan. Ha gärna också en löpande dialog med din chef om var du vill i din yrkesbana för att försöka omhänderta det inom socialförvaltningen.

Intresseanmälan kommer vara öppen mellan den 24 april till 3 maj.

Därefter kommer faktainsamling påbörjas där det hämtas in kunskap om de som gjort intresseanmälan. Det sker bland annat genom chefsledet, HR, ekonomi och de fackliga organisationerna beroende på vilken vakant tjänst det avses. Faktainsamlingen sker mellan den 4 maj till den 10 maj.

Efter det så påbörjas matchningen mot de vakanta tjänsterna. Matchningen kommer ske under andra halvan av maj genom grupparbete. Beslut i matchningen till de vakanta tjänsterna görs av de tillträdande verksamhetscheferna Anita Svantesson, Mikael Bogarve och Ulrika Skeppstedt, samt kvalitetschefen Gunilla Månsson. Som stöd i arbetet kommer processledare för organisationsförändringen Jessica Granquist, HR-chef Karolina Håkansson, HR-samordnare Vibeke Tigerheilm Sylvan samt HR-strateg Marcus Grundén finnas.

När matchningen är genomförd kommer det ske samverkan med de fackliga organisationerna innan dialog sker med de som har lämnat in sin intresseanmälan och erbjudande om vakant tjänst.

2024-04-09 var det samverkan på socialförvaltningen. Organisationsförändringen har nu gått in i nästa steg i processen, befattningar och kravprofil.

Befattningar och kravprofiler stod på agendan på samverkansmötet den 9 april. Dialog fördes om kravprofilerna för de vakanta tjänsterna som kommer finnas i organisationsförändringen. De kommer tas upp på samverkan igen den 23 april innan intresseanmälan öppnas upp.

Exempel på vakanta tjänster är, enhetschef, teamledare, biträdande förvaltningschef, utredare, verksamhetscontroller med flera.

Vad är syftet med kravprofilerna?

Kravprofilernas syfte handlar om att skapa en bas och likvärdighet i tillsättande av tjänster över tid, både på kort och lång sikt. Dessa kommer att användas när en vakans uppstår även efter att organisationsförändringen är genomförd. Ett annat syfte är att skapa möjligheter för individer att kunna växa inom socialförvaltningen, genom att inte sätta upp hinder.

Hur sker intresseanmälan till de vakanta tjänsterna?

Du som är tillsvidareanställd medarbetare inom socialförvaltningen kan göra din intresseanmälan till de vakanta tjänsterna. Möjligheten att lämna in intresseanmälan beräknas öppnas den 24 april och sista dag för att göra sin intresseanmälan är den 2 maj. Du kommer hitta intresseanmälan på intranätet – sidan om organisationsförändringen.

Hur vet jag vad de vakanta tjänsterna innebär?

Samtidigt som intresseanmälan öppnas kommer det finnas uppdragsbeskrivningar så du vet vad uppdraget innebär.

2024-03-26 var det samverkan på socialförvaltningen. På agendan stod det beslut om det reviderade förslaget på organisationsstrukturen. Detta då vi var framme vid det sista steget vid uppbyggnad av organisationen, nämligen 1.6.1 Samverkan och förhandling om organisationsförslaget. På samverkan var Akademikerförbundet SSR, Kommunal samt Vision representerade.

Som underlag för beslut fanns Förslag uppbyggnad av organisation vid socialförvaltningen.pdf med tillhörande bilagor. Resterande bifogade dokument är bilagor. Presentationen Presentation FSG 2024-03-26.pptx gicks även genom på samverkansmötet.

Det var en givande dialog där de fackliga organisationerna kom in synpunkter på bland annat:

• Oro kring visa chefsuppdrag, att de ska vara hanterbara både i Första linjen för cheferna som har Maria Skåne Nordväst, Rådgivningen, Karpen, Krami samt för Västergård
• Oro kring visa chefsuppdrag, att de ska vara hanterbara både i Andra linjen för chefen för KRIM-teamet
• Att det ska bli tydligt vem som kommer arbetsleda de administrativa resurserna
• Att uppdraget som biträdande förvaltningschef blir svårt då både chefer ska ledas och närmsta chef för medarbetare på Utveckling & innovation
• Att det är viktigt att följa upp hållbarheten för chefer i utvärderingen av organisationen, bland annat utifrån antalet medarbetare som respektive chef har

Synpunkterna tas med i bland annat i den vidare organisationsutvecklingen, följs kontinuerligt upp och kommer utvärderas som en del av upplägget med organisationsförändringen. De exakta formuleringarna och svaren kommer finnas till hands när protokollet från samverkan är justerat och publicerat.

Vad beslutades om uppbyggnaden av organisationen?

Arbetsgivaren föreslog att Uppbyggnaden av organisationen (punkt 1 i dokumentet Förslag upplägg organisationsförändring inom socialförvaltningen) beslutas enligt strukturen som redogörs under punkt 8 i beslutsdokumentet. Det förslagets beslutades i enighet med de fackliga organisationerna med tillägget av de kommentarer de framförde.

HR-enheten samt kommunikationsenheten är oförändrade så de var inte uppe för beslut. Därmed avslutades punkt 1 i upplägget med organisationsförändringen.

Vad händer vidare i processen?

På samverkan föreslog arbetsgivaren i och med att punkt 1 i organisationsförändringen var avslutad att denna kunde gå vidare med punkt 2 i organisationsförändringen. Det förslagets beslutades i enighet med de fackliga organisationerna.

Punkt 2 omfattar att identifiera vilka befattningarna vi ska ha inom socialförvaltningen, samt kravprofiler för dessa. I och med organisationsförändringen tillkommer nya befattningar som biträdande förvaltningschef, teamledare och stabschef exempelvis. Likaså ändras innehållet för befattningar som finns i socialförvaltningen i dagsläget som exempelvis enhetschef.

En översyn kommer också ske om det ska ske en sammanslagning av vissa befattningar. Likaså vilka befattningar som inte ska kommer finnas kvar, exempelvis sektionschef.

Detta arbete förväntas vara klart under april månad.

2024-03-12 var det samverkan på socialförvaltningen. På agendan stod det dialog om det reviderade förslaget på organisationsstrukturen samt riskbedömning av arbetsmiljön på organisationsuppbyggnaden. På samverkan var Akademikerförbundet SSR och Vision representerade denna gång.

Dokumentet som kommer ligga som grund för beslut presenterades UTKAST Förslag ny organisation på socialförvaltningen.pdf. Dokumentet beskriver processen fram till datumet för samverkan och kommer byggas på tills uppbyggnad av organisationen är beslutad (punkt 1). Presentationen Presentation FSG 2024-03-12.pdf visades för de fackliga organisationerna.

Det reviderade förslaget på organisation bygger på vad som kommit in från alla medarbetare inom socialförvaltningen. Både genom formeringsresan, och nu senast genom arbetet med SWOTarna, input från verksamheterna samt från förvaltningsledningsgruppen.

Varje svaghet och hot har gåtts genom, analyserats och besvarats. Här hittar du svaret hur respektive punkt har hanterats i det reviderade organisationsförslaget.

• Svar på inkomna svagheter från SWOT (pdf)
• Svar på inkomna hot från SWOT (pdf)

Utöver det har de 40 medskicken utöver SWOTarna beaktats i arbetet.

Återblick syftet med organisationsförändringen

En kort återblick till syftet med organisationsförändringen.

• Fortsättning på formeringsresan
• Erbjuda stadens invånare personligt anpassade sociala tjänster
• Team som arbetar med stadens invånare oavsett ålder
• Skapa och implementera en struktur som stödjer kärnverksamheten och arbetet mot första linjens socialtjänst genom
  – Skapa en stabilitet i organisationen
  – Rekrytera chefer
  – Skapa tydlighet och struktur i organisationen
  – Skapa balans mellan en stabil och utvecklande organisation
• Nära och god tillgång till daglig arbetsledning för att stötta i det kvalificerade och svåra arbetet. Därför behövs teamledare.

Reviderat förslag på socialförvaltningens organisation

Det reviderade förslaget på socialförvaltningens organisation ser ut på följande sätt.

Vad som är ändrat från det förslag som var uppe på APT och gjordes SWOT kan du se i denna presentation: Presentation Ledarforum 2024-03-14.pptx

Risk- och konsekvensanalys ur ett verksamhetsperspektiv

Det har gjorts en risk- och konsekvensanalys ur ett verksamhetsperspektiv. Det identifierades 22 risker för verksamheten. Den bygger på hot och svagheter från SWOTarna. En del av riskerna finns redan i nuvarande organisation och tas med in i arbetet med nya organisationen. Du kan läsa vilka risker som identifierats här Risk- och konsekvensanalys för verksamheten.xlsx

Riskbedömning av arbetsmiljön

Riskbedömning sker på uppbyggnaden av organisationen och sker i samverkan med de fackliga organisationerna. Riskbedömning i det verksamhetsnära arbetet sker när vi är framme i steg 8 i processen.

Riskbedömningen påbörjades på samverkan och kommer fortsätta 2024-03-19. Vill du läsa riskbedömningen som den såg ut vid det tillfället hittar du den här UTKAST Riskbedömning av arbetsmiljön.xlsx

Det är viktigt att vi alla tillsammans fortsätter att omhänderta arbetsmiljöarbetet i vår nuvarande organisation och det har ett tydligt fokus på arbetsplatsträffarna (APT). Arbetsmiljöarbetet i organisationsförändringen är för att säkerställa en god arbetsmiljö framåt där organisationsändringen ska bidra till en god arbetsmiljö.

Socialförvaltningen 2024

Vi bygger en modern organisation utifrån hur samhället ser ut idag och den utveckling vi ser framåt. Det handlar om förbättrad struktur, kvalitet, resursanvändning och vår förmåga att vara en attraktiv arbetsgivare. Med fullt fokus på vårt kärnuppdrag.

Med den nya organisationen möjliggör vi ett mer förebyggande arbete där vi kan erbjuda stadens invånare tidiga insatser för en ökad självständighet.

Genom nya samarbetsytor och verksamhetsområden frigör vi vår fulla potential som organisation och som enskilda medarbetare. Tillsammans utnyttjar vi den erfarenhet och kompetens som vi har.

Möjlighetsbedömning

Det finns mer att berätta från samverkan. Styrkorna och möjligheterna som kom fram i SWOTarna har sammanställts i kluster i en möjlighetsbedömning. Många av de hot och svagheter som dykt upp, hittar sin motpol här. Du kan läsa möjlighetsbedömningen här  Möjlighetsbedömning.pdf

Till ditt APT

Till APTet på din arbetsplats kan ni gå genom samma presentation som visades på ledarforum 2024-03-14 Presentation Ledarforum 2024-03-14.pptx. Kommer det frågor som inte kan besvaras så kommer det lyftas i linjeorganisationen. Eller så skicka in en fråga så kommer den besvaras under frågor och svar, här på intranätet.

2024-02-27 var det samverkan. Stora delar av samverkan rörde inte organisationsförändringen utan andra frågor. Det informerades om att rekryteringen av verksamhetschefer pågår. Arbetet med organisationsförändringen pågår fortfarande och analysen av SWOT-arna. Det flesta delarna från hot och svagheter för de tre verksamhetsområdena är belysta och justeringar har gjorts. Arbetet fortlöper med att utforma uppdraget för staben. När dessa är belysta kommer arbetet påbörjas med riskanalys ur ett verksamhetsperspektiv samt riskbedömning av arbetsmiljön.

2024-02-20 var det samverkan på socialförvaltningen. På agendan stod beslut om de nya verksamhetsområdena i organisationsförändringen samt att gå vidare i rekryteringsprocessen av verksamhetscheferna.

Som det går att läsa från samverkansmötet från den 13:e februari så hade det kommit in 858 olika tankar/idéer/synpunkter, vilket är drygt 350 fler än under formeringsresan. Det gjorde att tidsplanen för att kunna samverka uppbyggnaden av organisationen behövdes flyttas fram till mars månad (punkt 1.4 – 1.6 i upplägget för organisationsförändringen). Att behöva flytta tidsplanen i detta läge är positivt då det är viktigt att omhänderta det som kommit in och det engagemang som ligger bakom. Och se vad som behöver arbetas med i organisationsförändringen och vad som behöver tas om hand om när organisationsförändringen är genomförd.

Det innebar också att verksamhetsområdena (ramarna) behövdes brytas ut till ett separat beslut till dagens samverkansmöte för att kunna gå vidare med rekrytering av verksamhetscheferna. Något som är ett avsteg från den samverkade processen.

Vid genomförandet av APT där SWOTarna togs fram samt efterföljande analys så har det inte framkommit motsättningar av indelningen i de tre verksamhetsområdena samt är även en del av formeringsresan.

I dialogen med de fackliga organisationerna så belyste de vikten av riskbedömning av arbetsmiljön och att den inte gjord vilket var en del av den samverkade processen. Samtliga steg i processen kommer genomföras när det finns ett justerat organisationsförslag att utgå från. Alltså risk- och konsekvensanalys ur ett verksamhetsperspektiv, möjlighetsbedömning samt riskbedömning av arbetsmiljön innan det går upp i samverkan för beslut.

Beslutet som fattades i enighet på samverkan var indelningen i nedanstående verksamhetsområden.

Det fattades även beslut i enighet att gå vidare i processen med rekrytering av verksamhetschefer till dessa tre verksamhetsområden.

Rekrytering av verksamhetschefer

Processen med rekrytering av verksamhetschefer pågår. Måndagen den 19:e februari var det intervju med de kandidater som gått vidare i processen. Rekryteringsgrupperna har bestått av chefer från verksamheten, fackliga representanter samt förvaltningsledningen. Under eftermiddagen den 20:e februari återsamlas rekryteringsgrupperna för att reflektera över kandidaterna och föra processen framåt. Planen är att arbetsgivaren ska kunna ha ett förslag vilka verksamhetschefer som avses att rekrytera så det kan hanteras som ett beslut på samverkan den 27 februari.

• Presentation från samverkan.

2024-02-13 var det samverkansmöte i socialförvaltningen. På agendan stod bland annat organisationsförändringen och rekryteringen av verksamhetschefer.

Rekryteringen av verksamhetschefer är i sin slutlinda. Den 19 februari kommer intervjuer ske med kandidaterna som gått vidare från rekryteringsprocessens första del. Därefter kommer rekryteringsgrupperna där de fackliga organisationerna är en grupp att ha dialog vilka kandidater som vi ska gå vidare med. Där kommer referenstagningen ta vid. Planen är att arbetsgivaren ska kunna ha ett förslag vilka verksamhetschefer som avses att rekrytera så det kan hanteras som ett beslut på samverkan den 27 februari.

För att kunna rekrytera verksamhetscheferna behöver verksamhetsområdena beslutas innan i organisationsförändringen. När analys har gjorts av SWOTen framkommer det inget som tyder på att indelningen i Första linjen/insatser och service, Andra linjen/myndighet samt Boende är felaktiga indelningar, tvärtom lutar det åt positiva hållet. Förslaget är att den 20 februari besluta om indelningen i de tre områdena på samverkansmötet.

I arbetet med att klustra det som kom in i SWOTarna har det utkristalliserats åtta temaområden:

• Invånarperspektiv
• Kompetens/personalrörlighet
• Rutiner och arbetssätt
• Styrkor/svagheter/möjligheter/hot med förslaget
• Samverkan, internt
• Samverkan, externt
• Struktur och genomförande
• Styrning

Det kom in 858 olika tankar/idéer/synpunkter, vilket är drygt 350 fler än under formeringsresan. Flera av dessa kan passa under flera teman, men återfinns bara under ett tema. I och med att det är ett omfattande material som behöver bearbetas har tidslinjen förändrats. Detta då det är viktigt att kunna arbeta fram ett välgrundat förslag till ny organisation. Den reviderade tidslinjen innebär att förslag till ny organisation kommer vara framme i slutet av mars, säger Marcus Grundén, HR-strateg.

När det finns ett omritat organisationsförslag kommer det genomföras risk- och konsekvensanalys ur ett verksamhetsperspektiv, möjlighetsbedömning samt riskbedömning av arbetsmiljön på det förslaget. Likaså kommer det göras en barnkonsekvensanalys.

Här nedan finns SWOTarna indelade i temaområden samt presentationen från samverkan.

• Tema utifrån styrkor
• Tema utifrån svagheter
• Tema utifrån möjligheter
• Tema utifrån hot

Tidpunkter att hålla reda på:

• 19 februari, slutintervjuer med kandidaterna för verksamhetstjänsterna
• 20 februari, beslut om indelning i nya verksamhetsområden
• 27 februari, beslut om vilka som erbjuds tjänsterna som verksamhetschef
• Slutet av mars, beslut om ny organisation

Viktigt att komma ihåg att tidpunkterna är preliminära och kan komma att ändras.

• Presentation från samverkan.

2024-01-30 var det samverkansmöte i socialförvaltningen. På samverkansmötet fanns fackförbunden Akademikerförbundet SSR, Kommunal och Vision representerade.

Stort tack för ert engagemang i arbetet med SWOTarna. I nedanstående filer så finns en ofiltrerad sammanställning av vad som kommit in från dig och dina kollegor. Det innebär att samma sak kan upprepa sig på olika ställen. Vi tycker det är viktigt att alla får ta del av vad som kommit in i denna process. Vid sammanställningen blev det cirka 200 styrkor, 260 svagheter, 210 möjligheter och 250 hot. Utöver det så kom det cirka 40 olika medskick. Skulle något ha missats eller du kommit på något till så kan du fram till onsdag den 7:e februari skicka dessa till hr.sof@helsingborg.se.

• Sammanställning SWOT – Styrkor
• Sammanställning SWOT – Svagheter
• Sammanställning SWOT – Möjligheter
• Sammanställning SWOT – Hot
• Sammanställning medskick från verksamheterna

Det som händer i processen härifrån är att vi kommer kategorisera det inkomna vad som berör verksamheten, arbetsmiljön eller bägge två samt i möjligheter. Samt klustra samman in grupper med liknande tema.

När detta arbete är gjort kommer det publiceras på intranätet och även skickas till de fackliga organisationerna. Sedan kommer materialet arbetas med i förvaltningsledningsgruppen och tillsammans med de fackliga organisationerna.

Det kommer resultera i en Risk- och konsekvensanalys ur ett verksamhetsperspektiv, möjlighetsbedömning samt riskbedömning av arbetsmiljön.

• Presentation från samverkan.

2024-01-16 var det samverkansmöte i socialförvaltningen. På samverkansmötet fanns fackförbunden Akademikerförbundet SSR, Kommunal och Vision representerade. Det skedde dialog om förslaget till processen för organisationsförändring, där vi kom fram till att det var en process vi kunde arbeta efter.

Då det är många delar i organisationsförändringen som behöver belysas, vrida och vändas och föra dialog för att skapa välgrundade beslut, landade det in att det behövs fler samverkansmöte än de inplanerade mötena som var en gång per månad. Därför kommer samverkansmöten att hållas en gång i veckan under våren.

• Upplägg organisationsförändring inom socialförvaltningen (pdf)
• Presentation från samverkan.

För att skapa transparens, trygghet, och förutsägbarhet framåt finns alla protokoll att ta del av här. Det förväntas att alla tar del av förvaltningsledningens protokoll. Du hittar även protokoll från förvaltningens samverkansgrupp och verksamheternas samverkansgrupp samt alla protokoll från de olika verksamheternas ledningsmöten.

• Rekryteringskampanj för fler kollegor 1 juli 2024
• Sommarhälsning från direktören 27 juni 2024
• Klart med tillsättning av vakanta tjänster 20 juni 2024
• Senaste nytt från direktören 28 maj 2024
• Pulsmätning på läget i organisationsförändringen 7 maj 2024
• Har du inte skickat in din intresseanmälan än? 2 maj 2024
• Lokalförsörjningen framåt 30 april 2024
• Klart med befattningar, kravprofiler och uppdragsbeskrivningar 24 april 2024
• Senaste nytt från direktören 18 april 2024
• Träffa de nya verksamhetscheferna 3 april 2024
• Beslut om struktur för den nya organisationen 27 mars 2024
• Uppdaterat förslag för vår nya organisation 15 mars 2024
• Senaste från rekrytering av verksamhetschefer 1 mars 2024
• Beslut om verksamhetsområdena och rekrytering av verksamhetschefer 21 februari 2024
  Hur har det gått med SWOTarna? 14 februari 2024
• Senaste nytt från socialdirektören 5 februari 2024
• Sammanställning SWOT för organisationsförändringen 31 januari 2024
• Verksamhetsplan 2024 – vår väg framåt 22 december 2023
• Ta del av det nya organisationsförslaget 15 december 2023
• I huvudet på Johan Klingborg 21 november 2023
• I huvudet på Johan Klingborg 3 november 2023
• I huvudet på Johan Klingborg 12 oktober 2023

• Johan Klingborg, beställare och huvudansvarig
  johan.klingborg@helsingborg.se
• Jessica Granquist, processledare
  jessica.granquist@helsingborg.se
• Karolina Håkansson ansvarar för arbetsrätt/arbetsmiljöfrågor
  karolina.hakansson@helsingborg.se
• Styrgrupp är förvaltningsledningen

Under våren 2023 påbörjades formeringsresan med målet att bli en mer invånarvänlig socialtjänst där vi vill bli bättre på att verka för dem vi finns till för.  Helsingborgs socialförvaltning skulle gå från att att vara en socialtjänst till att arbeta med sociala tjänster. Det innebär i korthet att arbetet ska ske mer proaktivt och förebyggande samt involvera den som är i behov av sociala tjänster mer och att den ska känna ägandeskap för sin förändringsprocess. Formeringsresan resulterade i två inriktningar, första linjens socialtjänst och flexibla team. Förslaget finns presenterat som en grafisk modell.

Första linjens socialtjänst innebär förebyggande insatser och flexibelt stöd. Invånare ska enkelt kunna söka information och råd till självhjälp samt samverkan med nätverk och partners för att etablera ett brett stöd.

Flexibla team innebär att teamets sammansättning ska utgå ifrån invånarnas behov. Teamet består av olika specialistkompetenser med fokus att dra nytta av varandes kompetenser och ha varandra nära tillhands för problemlösning och effektiv hantering. Detta ska främja lärande, kunskapsspridning och bygga relationer. Sammansättningen utgår från invånarens behov. Tryck här för att läsa mer om formeringsresan och ta del av den grafiska modellen på öppnasoc hemsida.