Bildpublicering i sociala medier
Det har tidigare varit tillåtet att EU-medborgares personuppgifter har överförts till USA under förutsättning att överföringen sker till företag som är anslutna till ”Privacy Shield”, som är en typ av självcertifieringsmekanism. EU-domstolen beslutade sommaren 2020 att ogiltigförklara ”Privacy Shield” i domen Schrems ll versus Facebook. Domen innebär att det numera är svårare att överföra personuppgifter som tillhör EU-medborgare till amerikanska tjänster som till exempel Facebook och Instagram.
Så påverkar detta dig
Bilder på människor är så kallade personuppgifter. När du lägger ut bilder på människor på konton som till exempel Facebook eller Instagram innebär det att de eventuella personuppgifter som de innehåller överförs till tredje part, det vill säga det företag som driver det sociala mediet. Publiceringen på sociala medier innebär i de flesta fall också att personuppgifterna överförs till USA. Att uppgifterna överförs till USA kan försvåra för de som har ett konto på sociala medier att utöva sina rättigheter enligt dataskyddsförordningen, GDPR. Uppgifterna tillgängliggörs dessutom för amerikansk underrättelsetjänst.
Använda bilder på människor i sociala medier
Du kan fortsätta att publicera bilder på människor i sociala medier men du bör vara betydligt mer restriktiv än vad du varit tidigare. Innan du publicerar ska du alltid göra en riskbedömning för att säkerställa att bilden är aktuell och att personen i fråga är medveten om att bilden ska publiceras.
Se över dina kanaler och konton
Alla förvaltningar med egna sociala medier måste se över kanaler och konton som de är ansvariga för där de lägger upp bilder eller filmer på människor. Staden rekommenderar att avsluta och stänga ner konton som inte är aktiva och där man inte planerar att öka aktiviteten inom de närmaste månaderna.
Det finns en lista över vilka öppna sociala medier staden är avsändare till på helsingborg.se. Listan kommer att uppdateras minst två gånger per år. Nästa uppdatering görs i början av 2021.
Stängda konton och grupper är särskilt viktiga att se över för förvaltningarna, eftersom människor som är med i dessa i mindre utsträckning inser att bilder kan bli tillgängliga utanför det stängda forumet.
Alla förvaltningar måste också kontrollera bakåt i tiden och se om det finns anledning att ta bort inlägg på grund av publicerade personuppgifter. Du måste först kolla vad som står i dina dokumenthanteringsplaner gällande att gallra inlägg.
När du publicerar bilder eller filmer i sociala medier där det ingår personuppgifter ska du säkerställa att personen som medverkar känner till innebörden av detta. Informationen kan ges via exempelvis mejl eller privat meddelande.
Vi rekommenderar att du använder följande formulering eller hänvisar till helsingborg.se/socialamedier där informationen också finns.
Använd denna formulering om du behöver informera om vad det innebär att synas på bild
I de lägen där personuppgifter publiceras i sociala medier och på flera ställen såsom stadens mediebank behöver du ta in skriftliga samtycken. Detta kan ske genom att du skriver ut och använder stadens samtyckesavtal från intranätet. Det finns information om hur Helsingborgs stad behandlar personuppgifter på helsingborg.se och hit kan du hänvisa kollegor eller andra som vill läsa mer om detta.
Om du publicerar bilder på barn eller andra känsliga personuppgifter ska du vara särskilt försiktig.
Övrigt
Vi har uppdaterat stadens gemensamma instruktioner för sociala medier efter det nya läget.
För mer information om hur Helsingborgs stad arbetar med sociala medier, kontakta kommunikationsansvarig för sociala medier på stadsledningsförvaltningen.