Formulär

1. Under rubriken Avsändare bestämmer du vilken information om sig själv du vill att användaren ska ange, så som namn, e-post, adress eller telefon.
2. Under Obligatoriskt bestämmer du vilka fält som ska vara obligatoriska.

Om det inte är obligatoriskt att fylla i e-postadress och användaren inte anger någon e-postadress, står wordpress@intranat.helsingborg.se som avsändare på formulärsvar för formulär på intranätet. För formulär på helsingborg.se står webbredaktionen@helsingborg.se som avsändare. Om fältet för e-post är obligatoriskt måste användaren fylla i det.

Med Meddelande och Inmatning kan du skapa textfält där användaren svarar på en öppen fråga. Meddelande ger en större kommentarsruta, Inmatning ger en enkel textrad.

Skapa Meddelande:

1. Skriv frågan i fältet Fältetikett.
2. Välj om textraden ska vara obligatorisk eller inte genom att klicka i Obligatoriskt.

Skapa Inmatning:

1. Skriv frågan i fältet Fältetikett.
2. Välj om fältet ska vara obligatoriskt att fylla i genom att klicka i Obligatoriskt.
3. Välj Text under Fälttyp.

Om du vill ge användaren svarsalternativ använder du fälten Radiofält, Kryssruta eller Välj. Utseendet skiljer dem åt.

• Med Radiofält och kryssruta blir svarsalternativen knappar och rutor.
• Använder du Välj läggs svarsalternativen i en lista.
• Kryssruta är enda alternativet där användaren kan välja flera svarsalternativ.

1. Ange frågan i fältet Fältetikett.
2. Lägg in svarsalternativen under rubriken Fältvärden.
3. Klicka i Obligatoriskt om fältet ska vara obligatoriskt.
4. Genom att klicka på Lägg till rad kan du lägga till det antal svarsalternativ du behöver. Ta bort en rad genom att klicka på minustecknet bredvid den.

Fältet Radiofält

Exempel på hur det kan se ut om du använder Radiofält:

Fältet kryssruta

Exempel på hur det kan se ut om du använder Kryssruta:

Fältet Välj

Exempel på hur det kan se ut om du använder Välj:

Du kan utforma dina frågor så att användaren får en följdfråga beroende på vad hen svarat. Till exempel kan den som svarar ja på frågan om hen är pensionär, få en följdfråga som andra inte får.

1. Du ställer in villkoret genom att klicka i Visningsvillkor – Lägg till visningsvillkor.
2. Gör inställningen för följdfrågan. I exemplet gäller det frågan om användaren varit i kontakt med stadens seniorrådgivare.

Välj vilken fråga du vill koppla följdfrågan till under Villkorsfält

I exemplet kopplas följdfrågan till frågan Är du pensionär och svarsalternativet Ja.

Skriv en titel i fältet Fältetikett, till exempel Bifoga fil. Klicka i Enskilt under Typ om du vill att användaren ska kunna bifoga bara en fil, och Flera om det ska gå att bifoga flera filer.

Ange maximalt antal filer som användaren kan bifoga i Max antal filer. Skriver du -1 i fältet kan användaren bifoga hur många filer som helst.

I fältet Tillåtna filtyper anger du vilka filtyper användaren kan bifoga. Välj de filtyper som ska vara godkända.

Klicka i Obligatoriskt om fältet ska vara obligatoriskt.

Med anledning av dataskyddsförordningen (GDPR) ska du inte göra ett formulär där man ska skicka filer som innehåller personuppgifter. När det gäller filer så hjälper det inte att klicka i att postad data inte ska lagras i databasen. Filerna lagras ändå.

Om du vill lägga in text i formuläret för att till exempel förklara något, kan du använda fältet Eget innehåll/Custom content.

Om formuläret är långt och innehåller mycket information kan det vara bra att fälla ihop vissa delar för att göra det kortare.

Klicka på Formulärsfält och välj Fäll ihop.

I fältet Knapp text skriver du den rubrik du vill ha för fälten som fälls ihop.

Genom att klicka på plustecknet kan användaren fälla ut de delar som har fällts ihop.

Placera Fäll ihop-fältet så att det ligger över de fält i formuläret som användaren ska kunna fälla ut. Fälten under kan man inte se om man inte klickar på plustecknet.

Under rubriken Formulärsvar fyller du i den text du vill ha på skicka-knappen, exempelvis Skicka. Återkommande funktioner, så som knappar, ska namnges på samma sätt på hela webbplatsen. Det innebär till exempel att en skicka-knapp heter samma sak på hela webbplatsen, inte Skicka på en sida och Sänd på en annan.

Under rubriken GDPR och sekretess kan du klicka i en ruta för att lägga till ett meddelande om att formulärsvaret blir en allmän handling. Rutan finns under rubriken Notis om allmän handling.

Alternativet finns inte på intranätet.

Under rubriken Public art content klistrar du in ett meddelande.
Exempel: Observera att de uppgifter som du lämnar kan bli en allmän handling som kan komma att läsas av andra.

Det finns olika sätt att meddela användaren att formuläret skickats in. Du kan skriva ett meddelande som visas direkt på skärmen när formuläret är skickat, eller skicka ett bekräftelsemeddelande via e-post.

Bekräftelsemeddelande på skärmen

Under rubriken Formulärsvar – Meddelande vid inskickning kan du skriva ett meddelande som användaren ser på skärmen när formuläret är skickat.

Exempel på hur bekräftelsemeddelandet kan se ut:

Bekräftelsemeddelande med e-post

Vill du skicka ett bekräftelsemeddelande till användaren via e-post så gör du det genom att aktivera funktionen skicka en svarskopia. Genom att klicka i Tillåt svarskopia skickas en kopia av svaret till användarens e-postadress. Alternativet visas med en ruta och texten Skicka en kopia till mig i formuläret.

Du kan skriva ett meddelande som skickas tillsammans med svarsdatan.

Klickar du i Tillåt svarskopia så kan personen som skickat in formuläret se senast besökta sidan på webbplatsen under rubriken Föregående sida.

Vilken sida som formuläret finns på visas under rubriken Form.

Under Notiser ställer du in vem som ska ta emot formuläret. Klicka på Lägg till e-postadress och fyll i e-postadressen till den som ska motta formuläret.

Den som mottar formuläret kan i mejlet se vilken sida som användaren besökte innan denne fyllde i formuläret under rubriken Föregående sida.

Mottagaren kan även se på vilken sida som formuläret finns under rubriken Form.

Meddelande med e-post

Vill du skicka ett meddelande till den som ska motta formulärsvaren via e-post så gör du det så här.

1. Skriv en rubrik i fältet Ämnesrad så att mottagaren förstår vad det gäller.
2. Skriv meddelandet i fältet under rubriken Meddelande i notis.

 

Det är möjligt att skicka autosvar istället för svarskopia. Det kan vara ett bra alternativ om det gäller känslig information.

1. Klicka i rutan Autosvar – Skicka autosvar när formuläret har skickats.
2. Skriv ett ämne och ett meddelande.

För att kunna se svaren som skickas in behöver du klicka i rutan vid rubriken Notisdata. Det gör du under Notiser.

Under GDPR och sekretess finns alternativet Databaslagring. När du skapar ett formulär kan du bestämma om du vill att inkomna formulärsvar ska sparas i databasen eller inte. Kryssar du i rutan sparas de inte. Då skickas svaren till den som står som mottagare för formuläret.

Om du sparar svaren i databasen finns det olika sätt att se svaren. Du kan klicka på Formulärsvar, långt ner i Panelen. Då får du upp en lista med de svar som kommit in.

Du kan också öppna den formulärsmodul du vill titta på. Klicka på Redigera och därefter på Visa svar, under rubriken Svar. Då får du upp en lista med de svar som kommit in.

Du kan också klicka på Exportera csv för att få svaren i en lista, förslagsvis i ett Excel-dokument.

Ta bort svar

Klicka på visa svar. Du får då upp en lista med de svar som kommit in via formuläret. När du för muspekaren över svaren kan du välja alternativet ta bort. Klicka på det och svaret raderas. Vill du radera flera svar klickar du i rutan vid svaren. Välj sedan åtgärden ta bort i rullistan.

Sedan dataskyddsförordningen (GDPR) trätt i kraft ställs nya krav på hur vi hanterar formulär (som ofta innehåller personuppgifter) på stadens webbplatser. Det har lett till att vi ökar säkerheten kring hur vi hanterar personuppgifter.

Lägga in GDPR meddelande

Under GDPR och sekretess klickar du i rutan GDPR meddelande för att lägga till information i formuläret om hur staden hanterar användaruppgifter. När du klickar i rutan kommer det upp ett meddelande automatiskt.

Spara formulärsvar i databasen

Under GDPR och sekretess finns alternativet Databaslagring. När du skapar ett formulär kan du bestämma om du vill att inkomna formulärsvar ska sparas i databasen eller inte. Kryssar du i rutan sparas de inte. Då skickas svaren till den som står som mottagare för formuläret.

Tidigare har formulärsvar sparats automatiskt, men eftersom lagring av personuppgifter ses som en egen behandling kan du själv avgöra om den behövs eller inte. Tänk på att du måste ha en juridisk grund för lagringen. Mer information om behandling av personuppgifter.

Du kan skicka filer som innehåller personuppgifter via formulär. Filer krypteras automatiskt.

Användarbegränsning och betrodda användare

För att bättre skydda de formulärsvar som sparas i databasen finns alternativen Användarbegränsning och Betrodda användare under GDPR och sekretess. Om rutan för användarbegränsning är ikryssad kan bara den som skapat formuläret, samt administratörer, komma åt formuläret och dess svar.

Under rubriken Betrodda användare kan du lägga till fler användare som ska ha åtkomst att läsa datan i formulärsvaren. Skriv namnet på den du vill lägga till och välj det i listan.